自動更新機能（利用状況ステータスの自動更新）について

概要

自動更新機能は、HRMOS COREの一部の機能を補完する目的で提供されている「Automation」のサンプルシナリオの機能のうち、一部をHRMOS COREへ移行して提供するものです。
そのため、従来はAutomationにおいて事前設定が必要な機能を、HRMOS COREの標準機能としてご利用いただけるようになります。

2023年3月のリリース時点では、以下の機能が移行されます。

◆社員の利用状況ステータスの自動更新 

・「利用制限から利用中」に切り替える
　　∟HRMOSに招待された社員が初回ログインしたタイミング
　　∟HRMOSに招待された社員が入社日を迎えたタイミング（全社員／役員、正社員、契約社員のみ）
・退職日の翌日にアカウントを「利用停止」に切り替える

◆社員のアカウント情報の自動更新

・「入社日」を迎えたタイミングで、アカウント＞基本情報＞認証メールアドレス を、業務情報＞基本情報＞業務メールアドレス に登録されたメールアドレスへ切り替える
・「入社日」を迎えたタイミングで、アカウント＞基本情報＞認証方法 を「メールアドレス」から「SSO」に切り替える

自動更新機能はデフォルトで「OFF（無効）」になっています。
本機能の ON／OFF の設定は、HRMOS Admin（管理画面）＞「会社」タブ ＞「自動更新設定」にて切り替えることができます。
設定方法の詳細は、本記事＜「自動更新機能」の設定方法＞をご確認ください。

目次

・概要
・「自動更新機能」の設定方法
・「自動更新機能」の詳細
　・社員の利用状況ステータスの自動更新
　　・アカウントを「利用中」に切り替える
　　　　∟HRMOSに招待された社員が初回ログインしたタイミング
　　　　∟HRMOSに招待された社員が入社日を迎えたタイミング（全社員）
　　　　∟HRMOSに招待された社員が入社日を迎えたタイミング（役員、正社員、契約社員のみ）
　　・退職日の翌日にアカウントを「利用停止」に切り替える
　・社員のアカウント情報の自動更新
　　・認証メールアドレスを「業務メールアドレス」に切り替える
　　・認証方法を「SSO」に切り替える
・各機能の更新タイミングと対象者サマリー
・管理者以外のAdminユーザーへの「自動更新設定」の閲覧・編集権限付与方法
・注意点

「自動更新機能」の設定方法

1. HRMOS Admin（管理画面）より、「会社」タブ ＞「自動更新設定」をクリックします。
2. 自動更新設定の右上のエンピツアイコンをクリックします。
3. 「自動更新設定の編集」画面において、設定したいメニューの「自動更新」を「ON」に切り替えます。
4. 設定を行い、右下の「保存」をクリックすると完了です。
自動更新を「ON」にすると、それぞれの変更日の0時より順次、自動更新が実行されます。

自動更新が実行されるタイミングは、設定した変更タイミングの0時頃～当日中です。
ただし、自動更新の件数やシステムメンテナンス等の状況によっては、更新完了までに時間がかかる可能性がありますので、あらかじめご了承ください。

・自動更新を「OFF」にする場合は、「自動更新設定の編集」画面において「自動更新」を「OFF」に切り替えます。
　設定を保存すると、自動更新が停止します。

「自動更新機能」の詳細

それぞれの機能の詳細をご案内します。

アカウントを「利用中」に切り替える

自動更新を「ON」にすると、変更タイミングと対象社員を設定できます。
指定した変更タイミングに、指定した対象社員のアカウントの アカウント＞基本情報＞利用状況 を「利用制限」から「利用中」に変更します。

【パターン1】HRMOSに招待された社員の初回ログイン後に変更

設定以降に初回ログインをした全ての社員の利用状況が「利用中」に自動で更新されます。
　※「ON」にする前に初回ログイン済みの社員は対象外となります。

【パターン2】HRMOSに招待された社員の入社日に変更（全社員）

以下に該当するアカウントについて、入社日に入社者全員の利用状況が「利用中」に自動で更新されます。
・自動更新の作動日＝入社日に合致する
・アカウント ＞ 基本情報 ＞ 利用状況 のステータスが「利用制限」である
　※「ON」にする前に入社日を迎えている社員は対象外となります。

【パターン3】HRMOSに招待された社員が入社日を迎えたタイミング（役員、正社員、契約社員のみ）
以下に該当するアカウントについて、入社日に入社者のうち「役員 / 正社員 / 契約社員」のみの利用状況が「利用中」に自動で更新されます。
・自動更新の作動日＝入社日に合致する
・アカウント ＞ 基本情報 ＞ 利用状況 のステータスが「利用制限」である
　※1.「会社」タブ ＞ 雇用形態 の「雇用形態区分」が「役員 / 正社員 / 契約社員」の社員が対象です。
　　　その他の雇用形態区分が設定されている社員は対象外となります。
　※2.「ON」にする前に入社日を迎えている社員は対象外となります。

退職日の翌日にアカウントを「利用停止」に切り替える

以下に該当するアカウントについて、業務情報 ＞ 入社・退職 ＞「退職日」の日付となった翌日の0時以降順次、アカウントのステータスが「利用停止」に切り替わります。
・自動更新の作動日＝退職日に合致する
・アカウント ＞ 基本情報 ＞ 利用状況 のステータスが「招待済み」「利用制限」「利用中」のいずれかである
・業務情報 ＞ 基本情報 ＞ 在籍情報のステータスが「退職済」である
　※「ON」にする前に退職日を迎えている社員は対象外となります

認証メールアドレスを「業務メールアドレス」に切り替える

以下に該当するアカウントについて、業務情報 ＞ 入社・退職 ＞「入社日」の日付となった当日の0時以降、アカウント＞基本情報＞認証メールアドレス を、業務情報＞基本情報＞業務メールアドレス に登録されたメールアドレスに切り替わります。
・自動更新の作動日＝入社日に合致する
・更新タイミング以前に、業務情報 ＞ 基本情報 ＞ 業務メールアドレス に
　アカウント ＞ 基本情報 ＞ 認証メールアドレス とは異なるメールアドレスが登録されている
・アカウント ＞ 基本情報 ＞ 利用状況 のステータスが「招待済み」「利用制限」「利用中」のいずれかである

認証方法を「SSO」に切り替える

以下に該当するアカウントについて、業務情報 ＞ 入社・退職 ＞「入社日」の日付となった当日の0時以降、アカウント＞基本情報＞認証方法 を「メールアドレス」から「SSO」に切り替えます。
・自動更新の作動日＝入社日に合致する
・アカウント ＞ 基本情報 ＞ 認証方法 が「メールアドレス」になっている
・アカウント ＞ 基本情報 ＞ 利用状況 のステータスが「招待前」「招待済み」「利用制限」「利用中」のいずれかである（「招待前」でも適用できるよう、2025年10月にアップデート）
※SSOに切り替えるためには、予めSSOの設定を有効にする必要があります。
　SSOの設定については＜こちら＞をご確認ください。

各機能の更新タイミングと対象者サマリー

社員の利用状況ステータスの自動更新

社員のアカウント情報の自動更新

※通知、及び切り替えのタイミングは「初回ログイン後」以外については　業務情報 ＞ 入社・退職 ＞「入社日」もしくは「退職日」に設定されている日付となった当日の0時以降順次となります。
※通知はメールの配信時点で認証メールアドレスとして登録されているアドレスに送付されます。

管理者以外のAdminユーザーへの「自動更新設定」の閲覧・編集権限付与方法

「会社」タブ ＞「Adminの設定」＞「グループ」の操作権限に、 「自動更新設定の操作」の閲覧・編集権限が追加されます。
管理者は権限設定に関わらず「自動更新設定」を行うことができますが、管理者以外のユーザーに設定を行わせたい場合は、対象の権限グループに「自動更新設定の操作」の閲覧・編集権限を付与してください。
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・閲覧：グループのユーザーは「自動更新設定」の設定内容を閲覧できます
・編集：グループのユーザーは「自動更新設定」の設定ができます
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注意点

• 社員の利用状況ステータスは手動で変更することも可能です。ステータスの変更方法は、以下のヘルプサイトをご参照ください。
  • 社員の利用状況を「利用制限」→「利用中」に変更する
  • アカウントの利用停止