概要
自動更新機能は、HRMOS COREの一部の機能を補完する目的で提供されている「Automation」のサンプルシナリオの機能のうち、一部をHRMOS COREへ移行して提供するものです。
そのため、従来はAutomationにおいて事前設定が必要な機能を、HRMOS COREの標準機能としてご利用いただけるようになります。
2023年3月のリリース時点では、以下の機能が移行されます。
◆社員の利用状況ステータスの自動更新
・「利用制限から利用中」に切り替える
∟HRMOSに招待された社員が初回ログインしたタイミング
∟HRMOSに招待された社員が入社日を迎えたタイミング(全社員/役員、正社員、契約社員のみ)
・退職日の翌日にアカウントを「利用停止」に切り替える
◆社員のアカウント情報の自動更新
・「入社日」を迎えたタイミングで、アカウント>基本情報>認証メールアドレス を、業務情報>基本情報>業務メールアドレス に登録されたメールアドレスへ切り替える
・「入社日」を迎えたタイミングで、アカウント>基本情報>認証方法 を「メールアドレス」から「SSO」に切り替える
自動更新機能はデフォルトで「OFF(無効)」になっています。
本機能の ON/OFF の設定は、HRMOS Admin(管理画面)>「会社」タブ >「自動更新設定」にて切り替えることができます。
設定方法の詳細は、本記事<「自動更新機能」の設定方法>をご確認ください。
目次
・概要
・「自動更新機能」の設定方法
・「自動更新機能」の詳細
・社員の利用状況ステータスの自動更新
・アカウントを「利用中」に切り替える
∟HRMOSに招待された社員が初回ログインしたタイミング
∟HRMOSに招待された社員が入社日を迎えたタイミング(全社員)
∟HRMOSに招待された社員が入社日を迎えたタイミング(役員、正社員、契約社員のみ)
・退職日の翌日にアカウントを「利用停止」に切り替える
・社員のアカウント情報の自動更新
・認証メールアドレスを「業務メールアドレス」に切り替える
・認証方法を「SSO」に切り替える
・各機能の更新タイミングと対象者サマリー
・管理者以外のAdminユーザーへの「自動更新設定」の閲覧・編集権限付与方法
・注意点
「自動更新機能」の設定方法
1. HRMOS Admin(管理画面)より、「会社」タブ >「自動更新設定」をクリックします。2. 自動更新設定の右上のエンピツアイコンをクリックします。
3. 「自動更新設定の編集」画面において、設定したいメニューの「自動更新」を「ON」に切り替えます。
4. 設定を行い、右下の「保存」をクリックすると完了です。
自動更新を「ON」にすると、それぞれの変更日の0時より順次、自動更新が実行されます。
自動更新が実行されるタイミングは、設定した変更タイミングの0時頃~当日中です。
ただし、自動更新の件数やシステムメンテナンス等の状況によっては、更新完了までに時間がかかる可能性がありますので、あらかじめご了承ください。
・自動更新を「OFF」にする場合は、「自動更新設定の編集」画面において「自動更新」を「OFF」に切り替えます。
設定を保存すると、自動更新が停止します。
「自動更新機能」の詳細
それぞれの機能の詳細をご案内します。
アカウントを「利用中」に切り替える
自動更新を「ON」にすると、変更タイミングと対象社員を設定できます。
指定した変更タイミングに、指定した対象社員のアカウントの アカウント>基本情報>利用状況 を「利用制限」から「利用中」に変更します。
【パターン1】HRMOSに招待された社員の初回ログイン後に変更
設定以降に初回ログインをした全ての社員の利用状況が「利用中」に自動で更新されます。
※「ON」にする前に初回ログイン済みの社員は対象外となります。
【パターン2】HRMOSに招待された社員の入社日に変更(全社員)
以下に該当するアカウントについて、入社日に入社者全員の利用状況が「利用中」に自動で更新されます。
・自動更新の作動日=入社日に合致する
・アカウント > 基本情報 > 利用状況 のステータスが「利用制限」である
※「ON」にする前に入社日を迎えている社員は対象外となります。
【パターン3】HRMOSに招待された社員が入社日を迎えたタイミング(役員、正社員、契約社員のみ)
以下に該当するアカウントについて、入社日に入社者のうち「役員 / 正社員 / 契約社員」のみの利用状況が「利用中」に自動で更新されます。
・自動更新の作動日=入社日に合致する
・アカウント > 基本情報 > 利用状況 のステータスが「利用制限」である
※1.「会社」タブ > 雇用形態 の「雇用形態区分」が「役員 / 正社員 / 契約社員」の社員が対象です。
その他の雇用形態区分が設定されている社員は対象外となります。
※2.「ON」にする前に入社日を迎えている社員は対象外となります。
退職日の翌日にアカウントを「利用停止」に切り替える
以下に該当するアカウントについて、業務情報 > 入社・退職 >「退職日」の日付となった翌日の0時以降順次、アカウントのステータスが「利用停止」に切り替わります。
・自動更新の作動日=退職日に合致する
・アカウント > 基本情報 > 利用状況 のステータスが「招待済み」「利用制限」「利用中」のいずれかである
・業務情報 > 基本情報 > 在籍情報のステータスが「退職済」である
※「ON」にする前に退職日を迎えている社員は対象外となります
認証メールアドレスを「業務メールアドレス」に切り替える
以下に該当するアカウントについて、業務情報 > 入社・退職 >「入社日」の日付となった当日の0時以降、アカウント>基本情報>認証メールアドレス を、業務情報>基本情報>業務メールアドレス に登録されたメールアドレスに切り替わります。
・自動更新の作動日=入社日に合致する
・更新タイミング以前に、業務情報 > 基本情報 > 業務メールアドレス に
アカウント > 基本情報 > 認証メールアドレス とは異なるメールアドレスが登録されている
・アカウント > 基本情報 > 利用状況 のステータスが「招待済み」「利用制限」「利用中」のいずれかである
認証方法を「SSO」に切り替える
以下に該当するアカウントについて、業務情報 > 入社・退職 >「入社日」の日付となった当日の0時以降、アカウント>基本情報>認証方法 を「メールアドレス」から「SSO」に切り替えます。
・自動更新の作動日=入社日に合致する
・アカウント > 基本情報 > 認証方法 が「メールアドレス」になっている
・アカウント > 基本情報 > 利用状況 のステータスが「招待前」「招待済み」「利用制限」「利用中」のいずれかである(「招待前」でも適用できるよう、2025年10月にアップデート)
※SSOに切り替えるためには、予めSSOの設定を有効にする必要があります。
SSOの設定については<こちら>をご確認ください。
各機能の更新タイミングと対象者サマリー
社員の利用状況ステータスの自動更新
|
動作 |
タイミング |
対象者 |
更新対象の条件 |
|
「利用中」に切り替える |
初回ログイン後 |
全社員 |
※「ON」にする前に初回ログイン済みの社員は対象外 |
|
入社日 |
全社員 |
・自動更新の作動日=入社日に合致する ・アカウント > 基本情報 > 利用状況 のステータスが「利用制限」「利用中」のいずれかである ※「ON」にする前に入社日を迎えている社員は対象外 |
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入社日 |
役員、正社員、契約社員のみ |
・自動更新の作動日=入社日に合致する ・アカウント > 基本情報 > 利用状況 のステータスが「利用制限」「利用中」のいずれかである ※1.「会社」タブ > 雇用形態 の「雇用形態区分」が「役員 / 正社員 / 契約社員以外の雇用形態区分で設定されている社員は対象外 ※2.「ON」にする前に入社日を迎えている社員は対象外 |
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|
「利用停止」に切り替える |
退職日の翌日 |
全社員 |
・自動更新の作動日=退職日に合致する ・アカウント > 基本情報 > 利用状況 のステータスが「招待済み」「利用制限」「利用中」のいずれかである ・業務情報 > 基本情報 > 在籍情報のステータスが「退職済」である |
社員のアカウント情報の自動更新
|
動作 |
タイミング | 対象者 | 更新対象の条件 |
| 認証メールアドレスを「業務メールアドレス」に切り替える | 入社日 |
全社員 |
・自動更新の作動日=入社日に合致する ・更新タイミング以前に、業務情報 > 基本情報 > 業務メールアドレス に アカウント > 基本情報 > 認証メールアドレス とは異なるメールアドレスが登録されている ・アカウント > 基本情報 > 利用状況 のステータスが「招待済み」「利用制限」「利用中」のいずれかである ・対象者には認証メールアドレスの変更通知メールが送られる ※「招待済み」の社員には、招待メールが送られる |
| 認証方法を「SSO」に切り替える | 入社日 | 全社員 |
・自動更新の作動日=入社日に合致する ・アカウント > 基本情報 > 認証方法 が「メールアドレス」になっている ・アカウント > 基本情報 > 利用状況 のステータスが「招待前」「招待済み」「利用制限」「利用中」のいずれかである ・SSOの設定が有効になっている |
※通知、及び切り替えのタイミングは「初回ログイン後」以外については 業務情報 > 入社・退職 >「入社日」もしくは「退職日」に設定されている日付となった当日の0時以降順次となります。
※通知はメールの配信時点で認証メールアドレスとして登録されているアドレスに送付されます。
管理者以外のAdminユーザーへの「自動更新設定」の閲覧・編集権限付与方法
「会社」タブ >「Adminの設定」>「グループ」の操作権限に、 「自動更新設定の操作」の閲覧・編集権限が追加されます。
管理者は権限設定に関わらず「自動更新設定」を行うことができますが、管理者以外のユーザーに設定を行わせたい場合は、対象の権限グループに「自動更新設定の操作」の閲覧・編集権限を付与してください。
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・閲覧:グループのユーザーは「自動更新設定」の設定内容を閲覧できます
・編集:グループのユーザーは「自動更新設定」の設定ができます
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注意点
- 社員の利用状況ステータスは手動で変更することも可能です。ステータスの変更方法は、以下のヘルプサイトをご参照ください。