社員コードを自動採番する

HRMOS COREでは、社員の新規登録時に、あらかじめ設定した採番ルールに基づいて社員コードを自動で採番できます。（2026年8月より機能提供開始）
雇用形態区分ごとに採番ルールを設定できるため、たとえば、「正社員は EMP000001 から採番する」「アルバイトは PT000001 から採番する」といった運用が可能となります。
本機能を活用して、入社手続き業務を効率化することができます。

目次

• 機能説明
  • 概要
  • 採番ルールで設定できる項目
  • 社員コードが採番されるタイミング
• 利用手順
  • 採番ルールを追加する
  • 採番ルールを確認・編集する
  • 採番ルールを削除する
• 注意点・補足
  • 採番されないケース
  • 開始番号について
  • 雇用形態区分について
  • 社員の一括登録時の採番順について
  • 社員登録時の雇用形態について

機能説明

概要

社員コードの自動採番機能を利用すると、社員の新規登録時に、定義済みの採番ルールに基づいて社員コードを自動で採番できます。
画面からの社員登録、CSVファイルによる社員の一括登録、HRMOS採用からの社員登録など、どのケースでも、社員コードの自動採番が適用されます。

また、採番ルールは雇用形態区分ごとに設定できます。社員登録時に対象社員の雇用形態区分に該当する採番ルールがある場合、そのルールに基づいて社員コードが付与されます。

＜例＞

雇用形態区分別の採番ルールを適用するには、社員登録時に雇用形態の登録が必要となります。
（2026年8月時点）
現時点では、画面からの社員登録時、CSVファイルによる社員の一括登録時、APIからの社員登録時で適用できます。
HRMOS採用からの社員登録時は雇用形態の連携ができないため、適用できません。
HRMOS採用から社員登録した社員に対して社員コードを自動採番したい場合は、「雇用形態区分が未設定の社員」の採番ルールを設定してください。

採番ルールで設定できる項目

採番ルールでは、以下の項目を設定できます。

社員コードが採番されるタイミング

社員の新規登録時に、採番ルールを参照して、適用されるルールがあれば自動採番されます。
入社日を迎えたタイミングや雇用条件を更新したタイミングでは、自動採番は適用されません。
その他、採番されないケースに該当する場合は、自動採番は適用されません。詳しくは、＜こちら＞をご確認ください。

また、社員コードは、社員が新規登録された直後に、システムから一定時間の間に自動採番されます。
社員が一括登録された場合は、一定時間後の採番となります。採番完了までお待ちください。
※目安として、50名分の採番は1分程度、1000名分の採番も1時間以内には採番できます。

利用手順

採番ルールを追加する

HRMOS COREから、以下の手順で行います。

前提. 採番ルールを操作する権限を付与する

社員コードの自動採番を設定するには、Adminユーザの権限グループに対して、「社員コード自動採番の操作」の権限が必要です。
必要に応じて、「閲覧」「登録」「編集」「削除」権限を付与してください。

1. 「社員コードの自動採番」を開く

会社タブの左メニューから、「社員コードの自動採番」を選択します。

2. 「採番ルールを追加」を選択する

「採番ルールを追加」を選択します。

3. 採番ルールの基本情報を入力する

「採番ルール名」を入力し、採番ルールを適用する「雇用形態区分」を選択します。
すでに別の採番ルールで設定されている雇用形態区分は選択できません。

4. 採番ルール設定を入力する

以下を入力します。

入力内容に応じて「社員番号の表示例」が表示されます。

5. 採番ルールを保存する

内容を確認し、「保存」を選択します。

採番ルールを確認・編集する

「社員コードの自動採番」画面で、確認・編集したい採番ルール名を選択します。

詳細画面で「編集」を選択すると、採番ルール名、接頭文字列、桁数、開始番号を変更できます。


※編集時、雇用形態区分は変更できません。雇用形態区分を変更したい場合は、採番ルールを削除してから新しく作成してください。

採番ルールを削除する

「社員コードの自動採番」画面で、削除したい採番ルール名を選択します。

詳細画面のメニューから、「削除」を選択します。

注意点・補足

採番されないケース

以下のケースに該当する場合、社員コードは自動採番されません。

開始番号について

• 開始番号には、自動採番を開始したい最初の番号を入力します。
  以降は、登録されている最大番号から順番に1ずつ進んで採番されます。
  例：プレフィックス EMP、桁数 6、開始番号 000001 の場合
  → EMP000001、EMP000002、EMP000003 の順で採番されます
• 社員コードの重複は不可のため、すでに発番済みの番号がある場合はスキップして採番されます。
  例：EMP000004、EMP000005の社員がすでに存在する場合
  → EMP000001、EMP000002、EMP000003、EMP000006の順で採番されます
• 過去に使用されていた社員コードでも、欠番となった社員コードは採番されます。
  例：EMP000007、EMP000008の社員が退職してHRMOS COREから削除された場合
  → EMP000001、EMP000002、EMP000003、EMP000006、EMP000007、EMP000008の順で採番されます
• 自動採番機能では、最後に採番した番号を保持しており、次回の採番時に1ずつ進んで採番されます。
  そのため、若い番号の社員コードが欠番となった場合でも、その番号は採番されません。
  例：EMP000010まで自動採番後に、EMP000009の番号が欠番となった場合
  → EMP000011の順で採番されます（EMP000009は採番されません）
• 採番可能な範囲を使い切った場合、もう一度開始番号に戻り、欠番があれば採番されます。
  例：EMP999999まで自動採番後に、社員が新規登録された場合
  → EMP000001から欠番がないかを検索し、若い番号から採番されます

雇用形態区分について

1つの雇用形態区分に対して設定できる採番ルールは1つです。
すべての雇用形態区分に採番ルールが設定されている場合、「採番ルールを追加」は利用できません。

社員の一括登録時の採番順について

社員を一括で登録した場合（CSVファイルによる登録）、採番の順序は順不同となります。
システムの仕様上、CSVの並び順にはなりませんので、ご注意ください。

社員登録時の雇用形態について

本機能の提供に伴い、社員の登録時に、「雇用形態」が追加されます。
雇用形態別に社員コードの自動採番を行いたい場合は、社員コードは空白のうえ、雇用形態を選択して、社員を登録してください。

＜画面からの社員登録＞

＜CSVファイルによる社員の一括登録＞

ただし、ここで設定した雇用形態は、社員コードの自動採番用に登録した情報であり、雇用条件セクションの雇用形態には反映されません。
雇用条件セクションの雇用形態を登録する場合は、改めて、社員情報の登録が必要となります。