概要
入社手続きで必要な回収書類のうち、社員共通の書類（就業規則や入社誓約書など）については、入社者にダウンロードしてもらい回収するといった運用が、部署のカスタム項目を使うことで実現できます。
この記事では、一連の設定手順をご紹介します。
背景
入社手続きで必要な回収書類の中で、労働条件通知書などは社員ごとに配布が必要ですが、就業規則や入社誓約書などは社員共通の書類となります。
HRMOS COREの社員情報に回収書類をファイル添付することで配布はできますが、社員共通の書類については、「書類を1ヶ所で管理してダウンロードしてもらう」といった運用の方が、配布の手間や更新の手間が軽減でき、業務効率の向上につながります。
HRMOS COREでは、部署のカスタム項目に添付されたファイルは、入社前の社員でもダウンロードできるようになりました（2024年3月より提供）。
この仕組みを使うことで、入社前の社員でも書類をダウンロードすることができ、入社手続きをスムーズに進めることが可能となります。
詳細
下記1～6を設定することで、入社前の社員に書類をダウンロードしてもらい、必要書類を提出してもらうことができるようになります。
1. 部署情報に書類保管用のカスタム項目を作成する
カスタム項目の作成方法は、＜こちら＞をご参照ください。
ここでは、「ドキュメント」 > 「入社書類」 > 書類ごとのフィールドを作成します。
それぞれのフィールドのタイプは、「ファイル」を選択してください。
2. 任意の部署で書類を管理する
入社者に配布したい共通書類を、任意の部署のカスタム項目で管理します。
※複数の部署で管理することもできますが、部署ごとにファイルのURLが異なりますので、1つの部署で管理することをおすすめします。
ここでは、0階層の部署で管理します。
※1ファイルあたり最大10MBのファイル（JPG / PNG / GIF / PDF / Word / Excel / PowerPoint）がアップロード可能です。
※最新の「組織改編を伴う人事異動」の部署からのみ、アップロード可能です。「人事異動」からはアップロードできません。
※現在日より未来日付の「組織改編を伴う人事異動」へアップロードした場合、その日付が到来するまで、Employeeの権限ではドキュメントの閲覧、及びファイルのダウンロードをすることができませんので、ご注意ください。
3. Emplyeeの設定 > 部署情報の権限 > 入社書類の閲覧権限を「閲覧可」にする
Employee（社員画面）の権限設定について詳しくは、＜こちら＞をご参照ください。
該当フィールドの権限が「閲覧不可」になっていると、ファイルをダウンロードできませんので、ご注意ください。
ここでは、配布したい3ファイルがアップロードされたフィールドの権限を「閲覧可」に設定します。
4. Employee（社員画面）でファイルを開き、ファイルのURLを取得する
Employee（社員画面）に切り替えて、ファイルがアップロードされている部署情報にアクセスし、ファイルのURLを取得します。
入社前の社員（≒ 利用状況ステータスが「利用制限」）は部署情報を閲覧できませんが、添付ファイルにかぎりアクセスできますので、ここで取得したファイルのURLを入社者に案内する流れとなります。
ファイルのURLの末尾が、"../download”となっていることを確認してください。
※Admin（管理画面）より取得した場合、Admin権限ユーザーのみがアクセスできるURLになるため、Employee権限にて一般社員がアクセスすることができません。必ずEmployee（社員画面）より取得ください。
5. 社員情報に入社手続き用のカスタムセクションを作成し、セクションの説明文にファイルのURLを記載する
入社前の社員（≒ 利用状況ステータスが「利用制限」）は、自身の社員情報のみ閲覧・編集が可能です。
入社手続き用のセクションの説明文にファイルのURLを記載しておくことで、入社書類をダウンロードすることができます。
※部署情報と同様に、社員情報の閲覧権限も「閲覧可」に設定してください。
ここでは、「入社時回収書類」セクション > 回収書類ごとのフィールドを用意して、回収書類をアップロードしてもらうようにします。
6. 入社手続き用の申請セットを作成し、入社者に書類を提出してもらう
申請セットの作成について詳しくは、＜こちら＞をご参照ください。
手順5で作成した入社手続き用のセクションを申請セットに加えます。
最後に、入社者へ、入社手続きを申請セットから行うことを案内します。
入社者は、セクションの説明文から必要書類をダウンロードすることができ、書類を提出できるようになります。
必要な手順はこれで以上となります。ぜひご活用ください。