カスタムマスタを使用して社員情報を管理する – HRMOSタレントマネジメント

機能の概要

本記事では、カスタムマスタの機能や利用方法についてご説明します。
カスタムマスタを用いることで、社員情報の選択肢項目を効率的に運用することができます。
活用事例も参考に、ご利用をご検討ください。

・機能の主な特徴
・活用事例
・利用方法
・1. カスタムマスタを作成する
・2. カスタムマスタを適用するカスタムフィールドを設定する
・3. 社員情報の権限を設定する
・4. 社員情報を編集する
・機能説明
・カスタムマスタの操作権限
・登録できるマスタ件数とマスタ項目数
・マスタ項目に紐づく「属性」の設定方法と活用方法
・マスタ項目の一括インポート・エクスポート
・注意点

詳細

機能の主な特徴

カスタムマスタの主な特徴を説明します。

複数の社員情報のフィールドで共通マスタとして利用できる
社員情報で選択肢項目を運用する場合、これまでは、フィールドごとに選択肢項目を設定する必要がありました。
選択肢項目をカスタムマスタで管理することで、複数のフィールドで共通マスタとして利用でき、フィールドごとの設定・更新作業なしに運用できます。

・カスタムマスタを利用できるフィールドは、カスタムフィールドのみです。標準フィールドでは利用できません。
・カスタムマスタは単一選択のみ対応しております。複数選択は対応しておりません。

マスタ項目をカテゴリ（階層）ごとに管理できる
マスタ項目をカテゴリごとにグルーピングして管理できます。
社員情報として登録する際は、カテゴリ名で検索して絞り込むこともできます。
「属性」でマスタ項目に紐づく社員情報を自動登録できる
マスタ項目に紐づく関連情報として「属性」を設定できます。
「属性」を参照するカスタムフィールドを用意することで、「AならばB」といった条件で、社員情報を自動登録することができます。

活用事例

カスタムマスタは、以下のような業務シーンで、有効活用できます。

複数の社員情報フィールドで、共通の選択肢を用いてデータ管理したい
before フィールドごとに選択肢項目を用意、フィールドごとにメンテナンスする必要がある
after カスタムマスタで選択肢項目を用意、マスタをメンテナンスするだけで良い
他システムの社員マスタとHRMOS COREの社員マスタを同期したい
before 他システムで用いている項目を選択肢項目として用意、フィールドごとにメンテナンスする必要がある（メンテナンスができないと、同期時にエラーとなる）
after マスタレベルで項目を連携しておけば、エラーとならずに社員マスタの同期ができる

利用方法

カスタムマスタの主な利用方法を説明します。
ここでは、例として、「勤務先店舗」情報で用いる「店舗一覧」マスタを用意する、を想定して説明します。

1. カスタムマスタを作成する

・社員情報でデータ不整合が生じないよう、一度作成したカスタムマスタは削除できない仕様となります。運用に不必要なマスタは作成しないよう、注意してください。

Admin（管理画面） > 会社タブ > 「カスタムマスタ」を選択します。
※カスタムマスタを操作できるAdminユーザーの権限は、＜こちら＞をご確認ください。

画面右上の＋ボタンを選択し、マスタを新規作成します。

マスタ名（必須）と説明文（任意）を入力し、「保存」を選択します。

画面右上の編集ボタンまたは「項目を登録」ボタンから、マスタ項目を登録します。

マスタ項目編集画面に移ります。
「項目追加」からマスタ項目の行を用意して、マスタ項目情報を入力します。

「カテゴリ」で項目をグルーピングできます。
必要な情報を入力して、「保存」を選択します。

これでカスタムマスタの作成は完了となります。
※カスタムマスタのマスタ項目は、CSVで一括登録することもできます。CSVでの一括登録の方法は、＜こちら＞をご確認ください。

2. カスタムマスタを適用するカスタムフィールドを設定する

続いて、カスタムマスタを社員情報で適用できる設定を行います。
Admin（管理画面） > 会社タブ > 「データモデル」を選択します。

任意のカテゴリの中に、「勤務先歴」を管理するセクションを作成します。
カスタムフィールドで、「勤務年」「勤務店舗」フィールドを作成します。
「勤務店舗」フィールドで、「店舗一覧」マスタを参照するように設定します。
フィールドのタイプで、「マスタ参照：項目名（単一選択）」を選択します。

「参照先マスタ」で、「店舗一覧」を選択します。

これでカスタムフィールドの設定は完了となります。

3. 社員情報の権限を設定する

続いて、「勤務先歴」の登録が行えるよう、社員情報の権限設定を行います。
Admin、Employeeそれぞれで必要な権限設定を行ってください。
※社員情報の権限について詳しくは、＜Adminの設定＞＜Employeeの設定＞をご確認ください。

これで、カスタムマスタを社員情報で利用する設定は完了となります。

4. 社員情報を編集する

カスタムマスタのマスタ項目で、社員情報を登録することができます。

「勤務店舗」の選択肢で、「店舗一覧」マスタの項目から選択することができます。
カテゴリの設定がある場合は、上位のカテゴリから絞り込んで選択することができます。

カテゴリ名や項目名で検索して、選択肢を絞り込むこともできます。
カテゴリの設定がある場合は、カテゴリ内の選択肢が検索対象となります。

「勤務先歴」の登録が完了となります。

社員情報として登録された項目は、社員検索やデータセットで検索したり、社員情報のエクスポートで出力することもできます。

機能説明

カスタムマスタの機能仕様について説明します。

カスタムマスタの操作権限

カスタムマスタを操作する権限として、「閲覧」権限と「編集」権限があります。
「利用方法」で説明した設定を行うためには、「編集」権限が必要となります。

それぞれの権限でできることは、以下の通りです。

権限	やれること（マスタの操作）	やれること（項目の操作）
閲覧	・カスタムマスタ一覧を画面から確認できる・データモデルの設定で「マスタ参照型」を設定できる	・任意のマスタ詳細を画面から確認できる・任意のマスタをCSVエクスポートできる
編集	「閲覧」権限に加えて、・新規のマスタを作成できる・任意のマスタに対して基本情報を編集できる・任意のマスタに対して属性を設定できる・マスタを並び替えできる・任意のマスタを削除できる	「閲覧」権限に加えて、・任意のマスタの項目を追加できる・任意のマスタの項目を編集できる・任意のマスタの項目を削除できる・任意のマスタの項目をCSVインポート（追加）できる・任意のマスタの項目をCSVインポート（編集）できる・項目を並び替えできる

登録できるマスタ件数とマスタ項目数

カスタムマスタは、50件まで登録できます。
また、マスタの中のマスタ項目は、1000件まで登録できます。

・社員情報でデータ不整合が生じないよう、一度作成したカスタムマスタは削除できない仕様となります。運用に不必要なマスタは作成しないよう、注意してください。
・マスタ項目は削除できます。
　マスタ項目を削除しても、すでに社員情報に登録されている項目は、社員情報として残り続けます。

マスタ項目に紐づく「属性」の設定方法と活用方法

カスタムマスタでは、マスタ項目に紐づく関連情報として「属性」を設定できます。
「属性」を社員情報のフィールドに設定しておくことで、マスタ項目の登録に応じて社員情報を自動登録するといった運用が実現できます。

「属性」を設定する

例として、「店舗一覧」マスタの属性として「所在地」を用意する、を想定して説明します。
「店舗一覧」マスタ詳細画面 > 三点メニュー > 「属性を設定」を選択します。

「属性」のデータ型として、テキスト型／数値型／日付型から選択できます。
ここでは、所在地を管理するため、テキスト型を選択します。

名称に「所在地」を入力し、「保存」をクリックします。

これで属性の設定は完了となります。
一度属性を設定すると、属性を削除する・データ型を変更するといった変更が不可となります。
属性の設定が運用上必要かを要検討のうえ、設定するようにしてください。

「属性値」を設定する

属性値の設定は、マスタ項目の登録と同じ画面から設定できます。
「所在地」カラムに、テキスト型の情報を入力できます。

属性値を入力します。
入力が完了したら、「保存」を選択します。これで属性値の設定は完了です。

データモデルを設定する

＜2. カスタムマスタを適用するカスタムフィールドを設定する＞と同様の手順で、カスタムフィールドを用意します。
ここでは、「所在地」フィールドを追加します。
同一セクションに「マスタ参照：項目名（単一選択）」のフィールドが存在する場合、フィールドのタイプで、「マスタ参照：属性」を選択できるようになります。