プロフィール画像・添付ファイルの一括アップロード – HRMOSタレントマネジメント

誰がこの機能を使用することができますか？
管理者／一部の権限グループ

概要

この記事では、プロフィール画像、および一部の添付ファイルを一括アップロードする方法をご紹介します。

現時点で一括アップロードが可能なファイルデータは、下記のみとなります。
・アカウント＞画像＞「プロフィール画像」
・業務情報＞雇用条件＞「雇用条件通知書・雇用契約書」
・経歴・資格＞履歴書・職務経歴書＞「履歴書」、「職務経歴書」

その他の標準項目・カスタム項目の添付ファイルは、一括アップロードができません。

一括アップロード手順

「プロフィール画像」を例に、一括アップロード手順をご説明します。

1. HRMOS Admin（管理画面）の「社員リスト」タブを開き、社員一覧右上の「社員の操作」＞「画像・ファイルの一括アップロード」を選択します。
※管理者以外の権限グループが一括アップロードするためには、「会社」タブ＞ Adminの設定＞グループ＞該当グループの編集画面より、「社員情報のインポート」に「編集」の権限設定を行なってください。詳しい設定方法は＜こちら＞をご参照ください。

2. 画像・ファイルの一括アップロード画面が表示されます。「フィールド」にて「アカウント > 画像 > プロフィール画像」を選択します。
※フィールドにアップロードしたい項目を表示するためには、「会社」タブ＞ Adminの設定＞社員情報の権限にて、該当権限グループに対し「セクション：編集可」を設定してください。詳しい設定方法は＜こちら＞をご参照ください。

3. ドラッグ＆ドロップもしくはファイル選択にて、一括アップロードする画像ファイルを選択し、右下の「アップロード」をクリックします。

・ファイル名の先頭には「社員コード」を必ず入力してください。
　- ファイルの一括アップロードは、HRMOS COREにご登録の「社員コード」をキーに実行します。
　（例）0001_山田太郎.png
　- ファイル名は、［社員コード］か、［社員コード_文字列］のみ利用可能です。社員コードの後ろに文字列を続ける場合は必ず［_（アンダーバー）］で繋げる必要があります。
　- ファイル名は、100文字以内にしてください。

・一度にアップロード可能なファイルの上限は、500件です。
　- 500件以上アップロードする場合は、数回に分けて実施してください。

・ファイルのサイズと種類をご確認ください。
　- 1ファイルあたり最大10MBのファイル（JPG / PNG / GIF / PDF / Word / Excel / PowerPoint）がアップロード可能です。

4. アップロードが開始します。画面右下の「アップロード中」が「確認」（アップロード完了）に変わるまで、そのままでお待ちください。
※アップロードには時間がかかることがあります。アップロード中に中断もしくは画面を閉じると、アップロードが完了していないファイルデータは削除されますので、ご注意ください。

5. アップロードが完了すると、ファイル名の右側に緑チェックマークが表示されます。
右下の「確認」をクリックして社員画面に戻り、該当社員のプロフィール画像が登録されていることをご確認ください。

ファイルの内容にエラーがある場合、ファイル名が赤字で表示されアップロード不可となります。

エラーになったファイルは、ファイル名をマウスオーバーするとエラー内容が表示されますので、内容を確認のうえ修正し、再度アップロードしてください。

利用条件

管理者以外のAdmin権限グループのユーザーがプロフィール画像・添付ファイルを一括アップロードするためには、下記1,2両方の権限設定を行なってください。
下記の編集権限が設定されていない権限グループのユーザーは、ファイルの一括アップロードが行えません。

1. 社員情報のインポートを行う権限

「会社」タブ＞ Adminの設定＞グループ＞該当グループの編集画面において、「社員情報のインポート」の「編集」にチェックのうえ保存します。
詳しい設定方法は＜こちら＞をご参照ください。

2. 各種ファイルの編集を行う権限

「会社」タブ＞ Adminの設定＞社員情報の権限において、該当グループに対し、アップロードしたいファイルのフィールドをそれぞれ「閲覧＋編集可」に設定します。
詳しい設定方法は＜こちら＞をご参照ください。

一括アップロード対象の社員に、適用日が未来日付の履歴がある場合は、「会社」タブ＞ Adminの設定＞社員情報の権限において、「セクション：編集可、履歴：編集可」の権限を設定してください。
詳しい設定方法は＜こちら＞をご参照ください。

ファイル一括アップロードの「中止」

一括アップロードを実行中に、作業を中止することができます。

画面左下の「中止」をクリックすると、ポップアップが表示されますので、内容を確認のうえ「中止」をクリックします。

ポップアップの「中止」をクリックした時点で、ファイルの一括アップロードが中止されます。
アップロードが完了したファイルは、ファイル名の右側に緑チェックマークが表示されます。チェックマークが表示されていないファイルは、アップロードが未完了の状態です。

中止した場合、途中からの再開はできませんのでご注意ください。
続きをアップロードしたいときは、必要なファイルを再度選択のうえ、一括アップロードを実行してください。

注意点

①「雇用条件通知書・雇用契約書」は、1フィールドにつき最大10個までアップロードすることができますが、同名ファイル（拡張子まで同じ）をアップロードすることはできません。

また、添付ファイルが既に登録されている履歴に対して、その添付ファイルと同名ファイル（拡張子まで同じ）をアップロードした場合は、登録済みの添付ファイルは上書きされます。

②添付ファイルの一括アップロードでは、該当セクションの履歴の有無によって編集状態が異なります。

履歴の有無・編集状態	「履歴書」「職務経歴書」	「雇用条件通知書・雇用契約書」
履歴が1つ以上存在する場合	最新の履歴に上書きされる(※1) （新たに履歴は作成されません）	最新の履歴に追加・上書きされる(※3) （新たに履歴は作成されません）
履歴が1つも存在しない場合	「適用日：1900-01-01」にて最初の履歴が作成される(※2)	ファイルの一括アップロードは不可(※4) あらかじめ、「業務情報 > 雇用条件」の履歴の作成が必要です。

※1. 「履歴書」「職務経歴書」では、該当セクションにすでに履歴が存在する場合、存在する履歴に対してファイルの上書きを行います。上書きされる前のファイルデータは残りませんので、十分ご注意ください。

※2. 「履歴書」「職務経歴書」の場合、履歴が1つも存在しない状態で一括アップロードを行うと、「適用日：1900-01-01」にて最初の履歴が作成されます。「適用日：1900-01-01」の履歴の適用日は、変更できません。

※3. 「雇用条件通知書・雇用契約書」では、該当セクションにすでに履歴が存在する場合、存在する履歴に対してファイルの追加・上書きを行います。履歴にアップロードファイルと同名のファイルが存在する場合は上書きされます。上書きされる前のファイルデータは残りませんので、ご注意ください。

※4. 「雇用条件通知書・雇用契約書」の場合、「業務情報 > 雇用条件」の履歴が1つも存在しない状態では、ファイルを一括アップロードすることができません。あらかじめ、「雇用条件」の履歴の作成をお願いいたします。
「業務情報 > 雇用条件」の履歴が1つも存在しない状態でアップロードすると、以下のエラーメッセージが表示されます。

③WF（ワークフロー）申請中のファイルがある場合は、一括アップロードしたファイルは反映しません。

一括アップロード後、ファイルが反映されない場合は、対象のセクションがWF申請中になっていないかご確認ください。

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