誰がこの機能を使用することができますか？
管理者／一部の権限グループ
概要
HRMOS COREのワークフロー機能を利用して、入社予定者に労働条件通知書を閲覧・確認させるための設定手順を説明します。
※以下法令を参考にしております。
＜厚生労働省（外部サイト）：「労働基準法施行規則」改正のお知らせ＞
この記事でご説明する設定手順は、
①労働条件通知書の電子交付希望有無をワークフローで確認する
②社員が電子交付を希望した場合、労働条件通知書を社員情報に格納する
③格納された労働条件通知書を一読した旨を社員からワークフローで確認をとる
ことを目的とした手順になっています。
こちらをご理解いただいたうえで、以下運用のご検討をお願いいたします。
詳細
1. HRMOS COREに格納する労働条件通知書を用意します。
※労働条件通知書のフォーマットは以下外部サイトにある様式をご参照ください。
＜厚生労働省HP：労働基準法関係主要様式＞
2. カスタム項目の作成にて以下3点の項目を作成します。以下に作成例を記載していますのでご参考ください。
①電子交付を希望する旨の確認が取れる項目
②労働条件通知書を格納する項目
③社員が労働条件通知書の内容を確認したことが取れる項目
カスタム項目の作成方法は、＜こちら＞をご参照ください。
内定承諾時など事前に電子交付を希望する旨の確認が取れている場合
「①電子交付を希望する旨の確認が取れる項目」の作成は不要です。
「②労働条件通知書を格納する項目」「③労働条件通知書の内容を確認したことが取れる項目」を作成後、手順7よりご対応ください。
＜作成したカスタム項目 社員情報の登録画面イメージ＞
＜労働条件通知書のセクション 作成例＞
・セクション
L セクション名、API参照コード、親カテゴリ：任意で指定
L データタイプ：”標準型” を指定
＜①電子交付を希望する確認が取れる項目 作成例＞
・フィールド①
L フィールド名称、API参照コード：任意で指定
L フィールドのタイプ：”チェックボックス” を指定
L 必須入力制御：”有り” を指定
L 選択項目：”電子交付を希望する”、”電子交付を希望しない” とそれぞれ入力
L 説明文：希望をとったあと、労働条件通知書のPDFファイルを社員情報に格納する旨
を入力してください。希望しない場合は書面にて別途対応する旨も記載します。
※フィールドのタイプで「チェックボックス」などの選択式を選択すると、ラベルを設定することも可能です。
詳細は＜こちら＞をご参照ください。
希望が取れなかった場合は紙での交付をご対応ください。
社員が希望していないにもかかわらず電子交付を行った場合、労働基準関係法令の違反となる可能性がございます。
※参考 ＜厚生労働省（外部サイト）：「労働基準法施行規則」改正のお知らせ＞
＜②労働条件通知書を格納する項目 作成例＞
・フィールド②
L フィールド名称、説明文、API参照コード：任意で指定
L フィールドのタイプ：”ファイル” を指定
L 必須入力制御：”無し” を指定
＜③労働条件通知書の内容を確認したことが取れる項目 作成例＞
・フィールド③
L フィールド名称、API参照コード：任意で指定
L フィールドのタイプ：”チェックボックス” を指定
L 必須入力制御：”無し” を指定
L 選択項目：”労働条件通知書の内容を確認しました” と入力
L 説明文：下記文章を参考に、社員に確認を促す文言を入力してください。
労働条件通知書の内容を必ずご確認ください。
内容についての疑義が生じた場合は、人事チーム(03-xxxx-xxxxまたはjinji@xxxxx.co.jp)までお問い合わせください。
3. 労働条件通知書のセクションにAdminの権限設定、およびEmployeeの権限設定を行います。
設定方法はAdmin（管理画面）の権限設定については＜こちら＞、Employee（社員画面）の権限設定については＜こちら＞をご参照ください。
※管理者が労働条件通知書を格納する場合、Adminの権限設定は不要です。
＜Adminの権限設定 設定例＞※管理者以外のAdminグループが労働条件通知書を格納する場合
対象の権限グループに対し、以下の通りに設定します。
セクション：編集可、履歴：閲覧可
フィールド：閲覧＋編集可
＜Employeeの権限設定 設定例＞
本人のフィールドに対し、以下の通りに設定します。
セクション編集可、履歴：閲覧可（もしくは閲覧不可）
フィールド：閲覧＋編集可
4. 手順2にて作成したカスタム項目にワークフロー（WF）を設定します。
※ワークフローの作成・設定方法は、＜こちら＞をご参照ください。
5. 入社予定者のHRMOS COREアカウントを登録し、入社予定者に以下2点をメール等で依頼（説明）します。
（労働条件通知書については２回申請してもらいます）
※社員がワークフロー申請する手順は、＜こちら＞をご確認ください。
①HRMOS COREで「電子交付を希望する確認が取れる項目」をワークフロー申請すること
②①の承認後、HRMOS COREに担当者が労働条件通知書を格納しますので、格納された労働条件通知書を一読したら
「労働条件通知書の内容を確認したことが取れる項目」のワークフローを申請すること
6. 入社予定者から「電子交付を希望する確認が取れる項目」のワークフロー申請が提出・承認されたら、管理者（Adminグループ）は手順2にて作成した「労働条件通知書を格納する項目」に労働条件通知書を添付します。
7. 入社予定者にメール等で労働条件通知書を閲覧してもらうよう依頼し、「労働条件通知書の内容を確認したことが取れる項目」のワークフロー申請を提出してもらいます。
人事担当者による承認をもって、労働条件通知書の通知は完了です。
＜労働条件通知書と雇用契約書の違い＞
労働条件通知書
雇用契約を結ぶ際に、事業主側から労働者に労働条件を通知する義務のある事項が記載されている書類です。
原則は書面通知ですが、2019年4月以降は電磁的方法も可能となりました。
明示すべき事項は厚生労働省のHP＜採用時に労働条件を明示しなければならないと聞きました。具体的には何を明示すればよいのでしょうか。＞をご確認ください。雇用契約書
労働者を雇用する時に、事業主と労働者の間で交わす契約書です。
一般的には2部作成し署名・押印したあと、雇用者と労働者がそれぞれ保管します。
こちらは労働条件通知書と異なり、作成の法的義務はありませんが、労働者とのトラブルを防止する役割を担わせるため、同意（契約締結）を求める企業様が多くいらっしゃいます。