再雇用社員の管理方法

誰がこの機能を使用することができますか？
管理者／一部の権限グループ

概要

この記事では、HRMOS COREにすでにご登録のある社員アカウントで、再雇用が発生する場合の管理方法についてご説明します。
再雇用社員の管理方法は、以下の2パターンがあります。

・新規社員登録で全く別の社員として登録する
・同じアカウントを継続して利用する

運用方法により推奨が異なるため、詳細は貴社専属担当へご相談ください。

・新規社員登録で全く別の社員として登録する
　・雇用形態の変更や定年後の再雇用等、間をあけず再雇用となる場合
　　　1. 再雇用 ”後” に使用する社員アカウントの新規登録
　　　2. 再雇用 ”前” の既存アカウントの退職処理／社員コード変更
　　　 3. 再雇用 ”後” に使用する社員アカウントの招待

　・退職後しばらくして再雇用となる場合
　　　1. 再雇用 ”前” の既存アカウントの社員コード変更／退職処理の確認
　　　2. 再雇用 ”後” に使用する社員アカウントの新規登録／招待

・同じアカウントを継続して利用する

新規社員登録で全く別の社員として登録する

新規社員登録で全く別の社員として登録する場合は、以下のメリット・デメリットがございます。
＜主なメリット＞
・正しい在籍期間の管理ができる
＜主なデメリット＞
・再雇用前の社員情報が引き継げないため、再登録が必要

◆社員コードの管理について
新規社員登録にて再雇用後のアカウントを作成する際、同一の社員コードを重複して登録することができません。
再雇用後も同一の社員コードをご利用の場合、既存アカウントの社員コードの先頭にアルファベットをつける等、別の社員コードとして残していただくことで、社員一覧にて社員番号検索の際に両アカウントを検索することができ、管理がしやすくなります。　　【例： "00024" ⇒ "Z00024" 】
※再雇用の際に社員コードが変更になる場合、こちらの処理は不要です。

雇用形態の変更や定年後の再雇用等、間をあけず再雇用となる場合

1. 再雇用 ”後” に使用する社員アカウントの新規登録

1-1. Admin（管理画面）にて「社員リスト」タブを開き、画面右上の「社員の操作」から「社員の登録」をクリックします。

1-2. 再雇用する社員について「社員コード」と「認証メールアドレス」以外の情報を入力し、「今は招待しない」を選択します。
右下の「登録」をクリックすると、社員登録は完了です。（ ● は入力必須項目となります）
※再雇用の際に、社員コード/認証メールアドレスが変更になる場合は入力してください。

2. 再雇用 ”前” の既存アカウントの退職処理／社員コード変更

2-1. 再雇用”前”に使用していた既存アカウントの退職処理を行います。
退職処理の手順は、＜こちら＞をご参照ください。

【注意】「業務情報」＞「入社・退職」＞「入社日」の項目は、書き換えを行うと社員の人事異動履歴が消え、正しい雇用期間を出すことができなくなります。
「入社日」の書き換えは行わないようお願いいたします。

なお、退職処理をおこなっただけでは、退職日以降も既存アカウントにてHRMOS COREへのログインが可能です。
既存アカウントにてログインできないようにするためには、該当アカウントを「利用停止」に設定してください。
利用停止の設定手順は、＜こちら＞をご参照ください。

2-2. Admin（管理画面）の「社員リスト」または「社員検索」タブより、再雇用 ”前” の既存アカウントの社員詳細画面を開き、カテゴリ「業務情報」＞セクション「基本情報」の右上の「カレンダー」アイコンをクリックします。
※「カレンダー」アイコンが表示されない場合、管理者により履歴の閲覧・編集権限が制限されている可能性があります。必要に応じて社内の管理者へお問い合わせください。

2-3. 履歴画面に表示される履歴について、「エンピツ」アイコンをクリックして編集画面を開きます。

2-4. 社員コードを変更（またはブランクに）して「保存」をクリックします。
※1. 既存アカウントの社員コードは、先頭にアルファベットをつけるなどして別の社員コードとして残すことで、社員一覧にて社員番号検索の際に両アカウントを検索可能です。【例： "1103" ⇒ "Z1103" 】

※2. 履歴画面に表示されているすべての履歴（「初期設定」も含みます）について、社員コードを変更（またはブランクに）してください。

※履歴画面に表示されているすべての履歴（「初期設定」も含みます）について、社員コードを変更（またはブランクに）してください。

3. 再雇用 ”後” に使用する社員アカウントの招待

＜1. 再雇用 ”後” に使用する社員アカウントの新規登録＞にて登録した社員アカウントについて、社員コード/認証メールアドレスを登録して、HRMOS COREに招待します。

再雇用後も社員がHRMOS COREにログインし、各種社員情報の閲覧・編集や、ワークフロー申請等を行っていただく場合は、社員アカウントを招待してください。
再雇用後、社員にHRMOS COREを利用させない場合は、招待は不要です。

3-1. Admin（管理画面）にて「社員リスト」または「社員検索」タブを開き、新規登録したアカウントの社員詳細画面を開きます。

3-2. カテゴリ「業務情報」＞セクション「基本情報」の右上の「エンピツ」アイコンをクリックし、「編集」を選択します。
※カテゴリ「個人情報」＞セクション「基本情報」への登録でも問題ありません。

3-3. 再雇用 "後" の社員コードとメールアドレスを入力し「保存」をクリックします。
※既存アカウントが「利用停止」になっている場合は、再雇用前と同一のメールアドレスを登録可能です。

3-4. 該当の社員をHRMOS COREへ招待し、設定完了です。
社員の招待の手順は、＜こちら＞をご参照ください。

退職後しばらくして再雇用となる場合

1. 再雇用 ”前” の既存アカウントの社員コード変更／退職処理の確認

再雇用後も同じ社員コードを使用する場合は、既存アカウントの社員コードの変更が必要となります。
再雇用後、別の社員コードを使用する場合は、社員コードの変更は不要です。
既存アカウントの退職・利用停止処理が行われているかをご確認ください。

1-1. Admin（管理画面）の「社員リスト」または「社員検索」タブより、再雇用 ”前” の既存アカウントの社員詳細画面を開き、カテゴリ「業務情報」＞セクション「基本情報」の右上の「カレンダー」アイコンをクリックします。
※「カレンダー」アイコンが表示されない場合、管理者により履歴の閲覧・編集権限が制限されている可能性があります。必要に応じて社内の管理者へお問い合わせください。

1-2. 履歴画面に表示される履歴について、「エンピツ」アイコンをクリックして編集画面を開きます。

1-3. 社員コードを変更（またはブランクに）して「保存」をクリックします。
※1. 既存アカウントの社員コードは、先頭にアルファベットをつけるなどして別の社員コードとして残すことで、社員一覧にて社員番号検索の際に両アカウントを検索可能です。【例： "1103" ⇒ "Z1103" 】

※2. 履歴画面に表示されているすべての履歴（「初期設定」も含みます）について、社員コードを変更（またはブランクに）してください。

アカウントの利用状況、および在籍状況は、それぞれ社員詳細画面の「業務情報＞基本情報＞在籍状況」、「アカウント＞基本情報＞利用状況」にて確認できます。

■利用状況

■在籍状況

※既存アカウントの退職・利用停止処理が完了していない場合は、設定をお願いいたします。
退職処理の手順は＜こちら＞、利用停止手順は＜こちら＞をご参照ください。

2. 再雇用 ”後” に使用する社員アカウントの新規登録／招待

再雇用前の既存アカウントの退職・利用停止処理と、社員コードの変更が完了していれば、再雇用前と同一の社員コード/認証メールアドレスにて、再雇用 ”後” の社員アカウントの新規登録が可能です。

アカウントの新規登録・招待の手順は、＜こちら＞をご参照ください。

同じアカウントを継続して利用する

「履歴の追加」にて入社日を登録し再入社処理をした場合、以下のメリット・デメリットがございます。
＜主なメリット＞
・給与の履歴が途切れないため年末調整への影響がでない
　※HRMOS 労務・給与をご利用の場合
・人事異動履歴以外の再雇用前の社員情報が引き継げる

＜主なデメリット＞
・組織図から在籍期間中の配属情報が削除される
・人事異動履歴が削除される
・正しい在籍期間の管理ができなくなる

再雇用”前”の人事異動履歴の管理について
再雇用”前”の人事異動履歴を管理する場合は、以下のいずれかの方法にて管理ください。
・カスタム項目を作成し、管理する
・「経歴・資格」＞「職務経歴」で管理する
※「経歴・資格」＞「職務経歴」＞「期間」の項目は、年月までの情報を入力いただけます。もし異動の日付までを管理される場合は、「職務経歴の詳細」へ入力ください。

【注意】 「業務情報」＞「入社・退職」＞「入社日」の項目は、書き換えを行うと社員の人事異動履歴が消え、正しい雇用期間を出すことができなくなります。
再雇用”前”の人事異動履歴を管理したい場合は、「入社日」の書き換えを行う前に、別項目への転記作業を行っていただくようお願いいたします。

1.Admin（管理画面）の「社員リスト」または「社員検索」タブより、再雇用 ”前” の既存アカウントの社員詳細画面を開きます。カテゴリ「業務情報」＞セクション「入社・退職」の右上の「エンピツ」アイコンをクリックし、「編集」を選択します。

2.「退職日」フィールドに再雇用"前"の最終日の日付を入力し「保存」をクリックします。
必要に応じ、「退職理由」フィールドも入力ください。
3．カテゴリ「業務情報」＞セクション「入社・退職」の右上の「エンピツ」アイコンをクリックし、「履歴の追加」を選択します。
4.「適用日」「入社日」フィールドに再雇用"後"の日付を入力し「保存」をクリックします。