社員の招待

誰がこの機能を使用することができますか？
管理者／一部の権限グループ

概要

この記事では、HRMOS COREに登録した社員を招待する方法をご説明します。

HRMOS COREに招待した社員は、パスワードを設定してログイン後、Employee（社員画面）にアクセスできるようになります。
Employee（社員画面）において行える操作は下記の通りです。
※下記操作を行う場合は、Admin（管理画面）にて別途設定が必要となります。
・プロフィールの閲覧・編集
・社員一覧の閲覧、社員の検索
・組織図・配属社員の閲覧/検索
・ワークフローの申請・承認操作　※承認操作は ”承認者” に設定されている場合に可能です

また、招待した社員を管理ユーザーに設定することで、Admin（管理画面）へのアクセスが可能です。
詳しい設定手順は、記事内の各リンク先からご確認ください。

詳細

1. Admin（管理画面）にて「社員リスト」タブをクリックします。画面右上の「社員の操作」から「社員の招待」をクリックします。

2. 招待する社員の左側チェックボックスをクリックし、「招待するメールアドレス」および「メールフォーマット」を選択します。
※メールアドレスは、業務情報＞基本情報または、個人情報＞基本情報に登録されているメールアドレスから選択可能です。

在籍状況ステータスが「退職済」の社員は、「社員の招待」画面には表示されず、招待することができかねます。在籍状況ステータスについては＜こちら＞をご参照ください。

社員の招待woコード.png

3. さらに社員を招待する場合は、手順2と同様に社員を選択します。
※一度に招待できる社員数は最大1000人となります。1000人を超える社員の招待はできません。社員を1001人以上選択すると、「招待」ボタンがグレーアウトし、クリックができず招待ができません。
社員の招待_人数超過.png

4. 右下の「招待」をクリックすると、招待する社員のメールアドレス宛に、HRMOS COREへのログイン（パスワード設定）案内メールが送信されます。

5. 招待メールを受け取った社員は、メールに表示されている「パスワードの設定」からログインパスワードを設定後、HRMOS COREにログインできるようになります。
※招待メールが届かない場合は＜こちら＞をご確認ください。
メール画面.png
※招待メールより1度パスワードの設定をし、ログインをおこなった場合は招待メール有効期限内であっても、リンクが無効になります。初回ログイン後ブックマーク登録をおこなうか、２回目以降ログインの際は、＜こちら＞に記載のURLよりログインをご案内ください。

6. Employee（社員画面）において、社員に「プロフィール」へのアクセスのみを可能にする場合は以上で設定完了です。

※1. Employee（社員画面）において、社員一覧から他社員情報の閲覧/検索や、組織図の閲覧/検索を可能にする場合は、別途設定が必要になります。詳しくは＜こちら＞をご参照ください。
※2. 招待した社員を ”管理者” に設定する場合は、別途設定が必要になります。詳しくは＜こちら＞をご参照ください。

＜社員招待画面の説明＞
社員の招待_説明.png
①：対象者を「社員コード」または「氏名（漢字/かな/カナ/ローマ字）」で検索することができます。
※複数の社員コードを入力して一度に検索することもできます。詳しくは＜こちら＞をご参照ください。
②：対象者を入社日で絞り込むことができます。（カレンダーから日付指定が可能です）
③：社員の招待状況を「招待前」「招待済み」「利用停止」から選択できます。
④：チェックボックスをクリックして対象者を選択できます。
「氏名」の左側のチェックボックスをクリックすると、1ページ（1000人）分の社員を一括選択できます。
⑤：招待メールを送信するメールアドレスを選択できます。
⑥：送信する招待メールのメールフォーマットを選択できます。
※メールフォーマットの作成方法は、＜こちら＞をご参照ください。
⑦：「<」または「>」をクリックして、招待可能な社員の一覧をページ移動します。
⑧：一度に招待できる人数の上限1000人のうち、④にて選択した対象者の人数が表示されます。
1001人を超えて社員を選択すると、「一度の操作で招待可能な上限数を超えています」とエラーメッセージが表示されます。（一度に招待できる社員数は最大1000人となります）
⑨：「招待」をクリックすると、④で選択した社員に招待メールが送信されます。
※招待メールを送信後、対象者にパスワード設定・ログインをしていただく必要があります。
なお、招待メールの有効期限は1週間（7日間）です。※24時間×7日間として計算されます。