誰がこの機能を使用することができますか?
管理者/一部の権限グループ
概要
この記事では、部署の新設・廃止をCSV一括インポートする方法をご説明します。
組織画面から個別に部署を登録する方法は、記事<組織図の作成(組織改編を伴う人事異動)- 部署の登録(画面登録)>をご参照ください。
※管理者以外の方にCSVインポート機能を利用させるためには、対象の管理グループに「組織図」「部署」の編集権限を設定する必要があります。設定方法は、記事<Admin(管理画面)の権限設定>をご参照ください。
詳細
部署のCSVインポートは前世代との差分登録ではなく、部署コードをキーとして扱い、全部署を洗い替えで登録となります。そのため、テンプレートに1から部署情報を入力するのではなく、部署情報をエクスポートしたうえで編集して登録する方法が効率的です。
※1. 部署のCSV一括アップロードには部署コードが必須情報となります。部署コードは、各部署の編集画面から登録可能です。詳しくは、記事<部署情報の編集(画面登録)>をご参照ください。(部署コードを一括登録することはできません)
※2. 部署のCSVインポートは、最新の「組織改編を伴う人事異動」においてのみ可能です。
・以下例として、2021年4月1日付の「組織改編を伴う人事異動」を作成し、部署のCSV一括インポートを行う手順をご説明します。
1. Admin(管理画面)にて「組織」タブをクリックし、「組織改編を伴う人事異動」を作成します。
画面右上の から「部署情報(.csv)」を選択し、現在の部署情報をエクスポートします。
※エクスポートしたファイルを編集してインポートを行う場合は、CSV形式でのエクスポートを推奨しております。
2. エクスポートしたファイルを開きます。項目名と入力概要は以下の通りとなります。
| 項目名 | 入力有無 | 入力概要 |
| 部署名 | 必須 | 部署名称(部署フル名称ではありません) |
| 部署名(英語) | 任意 | 部署英語名称 |
| 部署コード | 必須 |
・前世代で登録のない部署コードを入力すると部署新設扱い ・前世代で登録されていた部署コードを削除すると部署廃止扱い ・部署コードを変更せずに、部署名等を変更すると部署名変更扱い |
| 親部署 - 部署コード | 必須 | 親部署となる組織の部署コード |
| 親部署 - 部署名 | インポート不可(※) | 親部署の部署名 |
| 階層 | 必須 | 部署の階層番号(1~9で入力) |
| メーリングリスト | 任意 | 部署のメーリングリスト、メール形式以外は登録不可 |
| 組織長 - 社員コード | インポート不可(※) | 部署組織長の社員コード |
| 組織長 - 氏名 | インポート不可(※) | 部署組織長の氏名 |
※インポート不可項目は、ファイルを保存する前に列ごと削除してください。
3. エクスポートしたファイルに組織改編情報を反映します。
<部署新設・廃止・変更の登録例>
| エクスポートファイル (編集前) |
インポートファイル (編集後) |
インポート結果 |
| A部(部署コード:100) | A部(部署コード:100) | 変更なし、部署継続 |
| B部(部署コード:無) | B部(部署コード:200) | ・B部(部署コード:無)は廃止 ・B部(部署コード: 200 )が新設 |
| C部(部署コード:300) | C部(部署コード:301) | ・C部(部署コード:300)は廃止 ・C部(部署コード:301)が新設 |
| D部(部署コード:400) | 行ごと削除 | D部(部署コード:400)は廃止 |
| E部(部署コード:500) | F部(部署コード:500) | E部(部署コード:500)がF部へ部署名変更 |
| - | G部(部署コード:600) | G部(部署コード:600)が新設 |
・例として、営業本部の配下に「営業グループ5」を新設し、既存の部署「監査室」を廃止します。
4. 組織改編情報を反映したら、インポート不可項目(E列:親部署-部署名、H列:組織長-社員コード、I列:組織長-氏名)を列ごと削除して保存します。
5. 組織図の画面右上「組織図の操作」から「部署の編集(ファイル)」をクリックします。
6. 部署の編集(ファイル)画面にて、手順4で保存したCSVファイルを選択し、右下の「アップロード」をクリックします。
7. ファイルの内容に問題がなければ、「インポート」をクリックすると完了です。
8. アップロードした組織改編情報が、組織図に反映されました。
「営業グループ5」が新設され、「監査室」は廃止(削除)されました。
<補足>
廃止部署に所属していた社員は未配属の状態となり、画面上部にアラートが表示されます。
「詳細」をクリックすると、未配属社員が表示されます。
注意点
-
CSVファイルには、必ず0階層の部署が登録されている状態でインポートしてください。
0階層の部署が登録されていない状態だと、インポートの結果、エラーとなります。