組織図を作成せずに、社員の異動履歴を管理する

概要

社員の異動履歴を管理する際に、お客様から以下のようなお声をよくいただきます。
・組織図をいつ時点から作成したらよいかわからない
・社員の過去の異動履歴は残したいが、組織図を積み上げて作成するのが大変

HRMOS COREでは履歴管理機能を利用して、社員の異動履歴を個人ごとに管理することができるため、過去から組織図を積み上げて作成しなくても、過去の異動履歴を残すことができます。
例えば、組織図は現在時点から作成し、それ以前は組織図は作成せずに社員の異動履歴のみ管理する、といったことが可能です。

この記事では、組織図を作成せずに、カスタム項目で社員の異動履歴を管理する方法をご紹介します。

＜画面イメージ＞

社員の異動履歴を管理するためのカスタム項目を、データモデルにて作成します。

1. Admin（管理画面）より「会社」タブ＞「データモデル」をクリックします。

2. 「カテゴリの登録」をクリックして、新たにカテゴリを登録します。
（例）カテゴリの名称：人事異動（2023年3月まで）
※API参照コードは以下の画像のように半角英数字で作成した任意のコードを設定してください。同じコードを重複して使用することはできません。

3. 登録したカテゴリを選択した状態で、「セクションの登録」をクリックします。

4. 基本情報を入力のうえ、セクションを登録します。（ ● は入力必須項目となります）
（例）セクション名：社内異動履歴
　　　データタイプ：データテーブル型

5. セクション右上のをクリックして、フィールドを追加します。

6. 異動履歴で管理したい項目を登録します。（ ● は入力必須項目となります）
例では、下記の5項目を登録します。

※フィールドのタイプで「プルダウン（単一/複数選択）」「ラジオボタン」などの選択式を選択すると、ラベルを設定することも可能です。詳細は＜こちら＞をご参照ください。

＜フィールドの登録画面イメージ（役職）＞

以上で、社員の異動履歴を管理するためのカスタム項目の作成は完了です。
作成したセクションは、社員詳細画面において以下のように表示され、登録が可能です。

※カスタム項目の作成方法の詳細は＜こちら＞をご参照ください。

今回、セクションのデータタイプを「データテーブル型」で作成したため、異動履歴を登録したときに、最新の配属年月日が自動で上位に表示されるように設定します。

1. 「データモデル」にて、作成したセクションの右上のを選択します。

2. セクションの設定画面において、以下のように設定して保存すると完了です。
※保存した表示順は、登録済みのデータだけでなく、今後登録するデータにも適用されます。
・ソートタイプ：オート
・ソートフィールド：配属年月日、降順

※レコードの表示順の設定方法の詳細は＜こちら＞をご参照ください。

下記では個人ごとの異動履歴をCSVにて一括登録する方法をご説明します。
一人ずつ個別登録する方法は＜こちら＞をご参照ください。

1. Admin（管理画面）にて「社員リスト」タブ＞「社員の操作」＞「社員の一括編集（ファイル）」をクリックします。

2. ファイルアップロード画面にて下記を選択のうえ、テンプレートをダウンロードします。
・カテゴリ：人事異動（2023年3月まで）
・セクション：社内異動履歴
・編集方法：データの新規登録 / 既存データの洗い替え

3. ダウンロードしたテンプレートにデータを入力します。
※1. 「適用日」は任意の日付を指定してください。（例：初期設定値である1900/1/1や、現在日など）
※2. 最初の履歴を作成するときは「ID」の項目はブランクにします。

4. ファイルアップロード画面にて、手順3で編集したCSVファイルを選択し、右下の「アップロード」をクリックします。

5. ファイルの内容にエラーがなければ、「インポート」をクリックすると完了です。
エラーメッセージが表示された際の対処方法は、＜こちら＞をご参照ください。

6. インポートが完了すると、社員詳細画面に個人ごとの異動履歴が反映されます。

※複数レコード型（データテーブル/データリスト）データのCSV一括編集方法の詳細は、＜こちら＞をご参照ください。

当該セクションは「社員リスト」タブのデータセット機能を活用することで、異動履歴を出力したり、部署や役職ごとに絞り込むことができます。
※データセットの作成方法は＜こちら＞をご参照ください。

・例1：異動履歴の出力
データセットを作成して社員一覧に「人事異動（2023年3月まで）＞社内異動履歴」のセクションを表示し、右上の（エクスポートアイコン）をクリックすると、個人ごとの異動履歴をファイル出力することができます。

・例2：指定条件での絞り込み
　2021/04/01に営業部に配属された（異動になった）社員を一覧表示する場合

STEP1：データセットの検索条件に、「所属部署：営業部」かつ「配属年月日：今日（基準日時点）」を指定

STEP2：右上の（カレンダーアイコン）から表示基準日となる「2021/04/01」を指定

※表示基準日の詳細は＜こちら＞をご参照ください

STEP3："2021/04/01に営業部に配属された（異動になった）社員" が一覧で表示されます

他にも、別途カスタム項目を作成することで、部署や役職の滞留期間を算出することも可能です。
詳しくは、記事＜カスタム項目で、滞留期間（経過期間）を算出する＞をご参照ください。