概要
本記事では、ワークフローの「申請依頼」機能について説明します。
「申請依頼」機能では人事（労務担当者）は、従業員に対して申請セット単位で申請依頼を行うことが可能です。
また、申請依頼が届いた従業員は対応すべき申請セットの有無を進捗と合わせて確認できるため、対応漏れを軽減することが期待できます。
本機能をご利用いただく際に「ワークフロー」の設定が必要となります。
設定方法は＜こちら＞をご参照ください。
目次
・人事：申請依頼を行う
・人事：申請依頼状況を確認する
・従業員：申請依頼を受け取り対応する
・権限について
・注意点
操作方法/詳細
人事：申請依頼を行う
1. Admin（管理画面）にて、「社員リスト」タブ ＞ 申請依頼を行うデータセットを選択します。
例）あらかじめ設定した「入社予定者」6名をデータセットで絞り込み、その6名に対して申請依頼を行う。
2. データセットの絞り込みをしたら、申請依頼を行いたい社員にチェックをつけ、人型マークの申請依頼アイコンをクリックします。
アイコンにマウスオーバーすると「申請依頼」と表示されます。
3. 申請セットを選択、申請期限を設定し、右下の「依頼」をクリックして依頼完了です。
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申請依頼作成画面の詳細
①申請セット（必須）：登録済みの申請セットから、依頼する申請セットを選択します。
※利用停止・削除済みの申請セットを指定することはできません。
②申請期限（任意）：従業員に対して、申請を回答するための期限を設定します。
指定すると、リマインダーや申請依頼の確認画面上に表示されます。
申請期限を超過してもワークフローの申請は可能です。提出期限の目安や注意喚起としてご利用ください。
※指定できる日付は当日以降となります。
③キャンセル：依頼対象者を選択し直したい場合や取り消すことができます。
④依頼：画面上の内容を元に、対象の従業員に依頼を実施します。
依頼が完了すると、社員一覧に戻り、画面上部に「申請を依頼しました」と緑色のバナーが表示されます。
※すでに同一の申請セットを利用した依頼が進行中の場合、その従業員には依頼されません。
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人事：申請依頼状況を確認する
1. Admin（管理画面）にて、「ワークフロー」タブ ＞ 「申請依頼」＞ 対象の申請をクリックします。
「すべて」「進行中」「完了」の項目をクリックすると、各ステータスに応じた申請状況が確認できます。
2.各項目ごとに申請状況が確認できます。
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申請状況画面の詳細
①申請依頼：申請依頼した状況を一覧で確認することができます。
各ステータスについて
「すべて」：「進行中」「完了」を含む全ての申請依頼状況を表示します。
「進行中」：申請依頼された申請セットに含まれるセクションについて、従業員のワークフロー申請が未承認等の理由により、申請が完了していない申請依頼が表示されます。
「完了」：申請依頼された申請セットに含まれるすべてのセクションについて、ワークフローが承認・却下等の理由により、申請が完了した申請依頼が表示されます。
②申請依頼の絞り込み：以下の条件で絞り込むことができます。
・申請依頼コード（部分一致）：YYYY-［番号］の形式で、申請依頼を絞り込むことができます。
※YYYY-のような前方一致には対応していません。
・申請者（部分一致）：申請依頼の対象となる従業員氏名で絞り込むことができます。
・申請セット：申請セットを指定して絞り込むことができます。
※削除済みの申請セットを絞り込みすることはできません。
・「申請期限」：申請期限を開始日と終了日を指定して申請依頼を絞り込むことができます。
・期限切れのみを表示：チェックを入れると期限切れの申請セットのみソートします。
③申請依頼の一覧：申請依頼コード、申請セット名、ステータスが表示されます。
申請依頼時に期限が設定されている場合には、申請期限と、システム日付時点で期限切れとなっている場合には、赤文字で「申請期限切れ」と表示されます。
※「申請期限切れ」となった申請依頼も、従業員は申請依頼を行うことができます。
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申請進捗状況画面の詳細
①申請依頼の情報：申請依頼に含まれるワークフローの状況を確認できます。
・起票日：従業員に依頼した日付
申請期限が超過している場合、画面上部に、「申請期限が超過しています」と表示されます。
・申請期限：従業員に申請を回答するために設定した日付
②取消：従業員に対して誤って申請を依頼した場合、三点リーダー ＞ 「取消」より申請を取り消しすることができます。
【削除可能な条件】
・申請依頼＞削除権限を持っている
・ステータスが進行中
・ワークフローが申請されているセクションが１つもない
※上記の条件に一致していない場合、グレーアウトして削除することができません。
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従業員：申請依頼を受け取り対応する
1. 社員画面（Employee） ＞ 「ワークフロー」申請依頼の「進行中」をクリック ＞ 画面が切り替わったら対象の申請をクリックします。
2. 画面遷移後、申請対象のセクションをクリックして、ワークフローの申請を行います。
申請を行わないセクションは「×対象外にする」をクリックし、「対象外」の項目へ移動させます。
以降のステップは従来のワークフロー申請機能と同じです。
詳細は＜こちら＞をご参照ください。
申請依頼が届いたことは、「ホーム画面 > リマインダー」「認証メールアドレスへのメール」の2点で通知されます。
それぞれの画面のボタンより、直接詳細画面へ遷移できます。
ホーム画面 > リマインダー
認証メールアドレスへのメール
利用状況ステータスによっては、申請依頼のメールが送られません。
社員の利用状況ステータスに関わらず、申請依頼を実行することが可能となっております。
ただし、申請依頼のメールが送られる社員は、利用状況ステータスが「利用制限」「利用中」の社員のみです。利用状況ステータスが「招待前」「招待済み」「利用停止」の社員には送られません。
（HRMOS COREにログインできない社員には、申請依頼のメールが届きません。）
なお、ログイン後のホーム画面上「リマインダー」への「ワークフローを申請してください」というリマインド通知は、申請依頼をされた全ての利用状況ステータスの社員に対して表示されます。
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社員（Employee）操作画面の詳細
①申請依頼の情報：
・起票日：従業員に依頼した日付
申請期限が超過している場合、画面上部に、「申請期限が超過しています」と表示されます。
・申請期限：従業員に申請を回答するために設定した日付。
②申請対象：依頼内容に沿ってワークフローを申請でき、申請済みの項目には申請日が記載されます。
申請が不要なセクションについては「×対象外にする」をクリックして申請対象外にすることができます。
※依頼時に進行中のワークフローが存在した場合は、進行中のワークフローがあらかじめ紐付いて表示されます。
③対象外：従業員自身で、申請を対象外にすることができます。
「申請対象」に戻す場合は「対象に戻す」ボタンをクリックします。
※申請依頼のステータスが「完了」の場合、「対象に戻す」はクリックできず利用できません。
※申請依頼時に未来の適用日データが存在するセクションについては、予め申請対象外セクションとして依頼されます。
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権限について
申請依頼機能をご利用いただくためには、Admin（管理画面） ＞ 「会社」タブ ＞「Adminの設定」＞「グループ」において、権限の設定が必要となります。
Admin（管理画面）における権限の編集方法の詳細は＜こちら＞をご参照ください。
①閲覧：従業員に依頼された申請一覧を閲覧することができる権限の可否
②登録：従業員に申請依頼を実施できる権限の可否
③削除：従業員に申請依頼した申請の取り消しができる権限の可否
※「編集」「削除」にチェックを付けた場合、自動で「閲覧」にもチェックが付きます。
社員への申請依頼を行うための権限は、下記2ステップで設定できます。
1. Admin（管理画面） ＞ 「会社」タブ ＞「Adminの設定」＞「グループ」において、以下の項目にチェック
「ワークフロー」＞「申請依頼」：「編集」2. 申請依頼を行うデータセット、及びデータセットに使用されているセクション・フィールドの閲覧権限の付与
詳細な手順は＜こちら＞をご参照ください。※申請依頼の実施だけでなく、申請依頼状況の確認や、申請依頼の取消操作を行う場合は、手順1. にて以下の項目へチェックをしてください。
「ワークフロー」＞「ワークフロー」：「閲覧」
「ワークフロー」＞「申請依頼」：「編集」、「削除」
注意点
※1. 申請単位について
・ワークフローの申請と変わらず、セクション単位での申請となります。
・セクションをまとめて申請することはできません。
※2. 申請セットを削除した場合の挙動
・申請セット自体を削除すると、進行中／完了に関わらず、申請依頼から削除されます。
・セクションごとのワークフローの履歴には影響しません。
・申請依頼の履歴を管理をご希望の場合は、申請セットの削除は行わず、利用停止にするといった運用をご検討ください。
※3. 申請依頼に含まれるセクションのワークフロー申請が行えない状態になった際の挙動
・申請依頼後にワークフロー申請を行えない状態になったセクションについては、進行中の場合に限り申請依頼から削除されます。
・セクションごとのワークフローの履歴には影響しません。