【ワークフロー】申請セットの設定（Admin） – HRMOSタレントマネジメント

誰がこの機能を使用することができますか？
管理者／一部の権限グループ

概要

この記事では、「申請セット」の作成・設定方法をご説明します。

管理者は、複数のワークフロー申請が必要なシチュエーションごとに、申請させたいセクションを組み合わせて「申請セット」を作成することができます。
例えば、入社時の手続きなど、多数の手続きが必要となる場合に「申請セット」を設定することで、管理者は社員への案内や申請操作をより簡潔に行うことができます。

社員は「申請セット」を利用することで、申請が必要なセクションを一覧で確認することができ、申請漏れを防ぐことができます。
また、プロフィール画面から申請したいセクションを探す必要がなくなり、効率的に申請を行うことが可能です

なお、申請セットを設定すると社員はHRMOSタレントマネジメントアプリからの申請も可能になります。
アプリからの申請については＜こちら＞をご参照ください。

Employee（社員画面）における「申請セット」の利用方法については
記事＜申請セットの利用方法（Employee）＞をご参照ください。

申請セットの作成

1. Admin（管理画面）＞「会社」タブ＞「申請セット」を開き、画面右上のをクリックします。
※管理者以外の権限グループが申請セットの作成・編集を行うには、別途、権限設定が必要です。設定手順の詳細は、記事＜Admin（管理画面）の権限設定 - 権限グループの作成＞をご参照ください。

2. 「基本情報」の名称欄に、任意の申請セットの名称を入力します。

3. 「セクション情報」にて、から申請セットに組み込むセクションを選択します。
「＋セクションを追加する」をクリックすると、セクションの追加が可能です。

4. 申請セットに組み込む全てのセクションを追加し「保存」をクリックすると、申請セットの作成は完了です。

・同じ名称の申請セットを複数作成することはできません。
・1つの申請セットに追加できるセクションの上限数は、15個となっています。
・作成できる申請セットの上限数は、50個となっています。

申請セットを利用開始にする

作成した申請セットのステータスは、デフォルトでは「停止中」になっており、そのままではEmployee（社員画面）には反映されません。作成後、申請セットのステータスを「利用中」にすることでEmployee（社員画面）に反映され、利用できるようになります。

1. ステータスが「停止中」になっている申請セットのをクリックし、「申請セットの情報」画面を表示させます。

2. 画面右上のから「利用開始」をクリックすると、ステータスが「利用中」に切り替わります。

＜申請セットにワークフロー申請が行えないセクションが含まれている場合＞

作成した申請セットに、以下のいずれかのセクションが含まれている場合、画像のようなアラートとともに、該当セクションにのアイコンが表示されます。
・該当のセクションについて、社員にEmployeeの編集権限が付与されていない
・承認ルートが設定されていない
アイコンが表示されているセクションはEmployee（社員画面）には表示されず、ワークフロー申請を行うことができません。そのため、別途、Employee（社員画面）の権限設定と、承認ルートの設定が必要です。

申請セットのステータスを「利用中／停止中」に変更する

申請セットの「利用中／停止中」のステータスは、申請セットの情報画面のから切り替えが可能です。

＜「利用中」から「停止中」にする場合＞

1. 利用中の申請セットについて、「申請セットの情報」画面のから「利用停止」をクリックします。

2. ポップアップが表示されるため、「停止」をクリックすると「停止中」のステータスに切り替わります。
※申請セットを「利用停止」にしても、申請中のワークフローに影響はありません。

＜「停止中」から「利用中」にする場合＞

停止中の申請セットについて、「申請セットの情報」画面のから「利用開始」をクリックすると、「利用中」のステータスに切り替わります。

申請セットの削除

1. 削除したい申請セットについて、「申請セットの情報」画面のから「削除」をクリックします。

2. ポップアップが表示されるため、「削除」をクリックすると完了です。
※1. 削除した申請セットを元に戻すことはできませんのでご注意ください。
※2. 申請セットを削除しても、申請中のワークフローに影響はありません。

申請セットの並び替え

1. 申請セットの一覧画面にてをクリックします。

2. 並び替えをしたい申請セットの右側のをドラッグすると、並び替えることができます。
並び替えをしたら、右下の「保存」をクリックすると完了です。

便利な使い方

社員に「申請セット」を利用してもらう場合は、申請セットのURLをメールなどに記載のうえ社員に案内していただくと、URLから申請画面に遷移することができ、大変便利です。

1. Employee（社員画面） ＞ワークフロー＞新規申請から、社員に利用させたい申請セットを選択します。
※必ず、Employee（社員画面）から該当の申請セットを選択してください。

2. 申請セットのセクション一覧画面のURLを全てコピーし、メールなどに貼り付けて社員へ共有してください。

3. 申請を行う社員は、管理者から共有されたURLをクリックすると、申請セットのセクション一覧画面に直接アクセスすることができます。

※ HRMOS COREからログアウトしている場合は、HRMOS COREのログイン画面が表示され、ログイン後に申請セットのセクション一覧画面が表示されます。

注意事項

＜データモデルの削除について＞
申請セットで利用中のカスタム項目（カテゴリ/セクション/フィールド）は、削除することができません。
削除する場合は、対象の申請セットから該当セクションを解除するか、対象の申請セット自体を一度削除してください。
※申請セットで利用中のカスタム項目の編集および、フィールドの追加は、申請セットへの影響はありません。

＜未来の適用日データが存在するセクションについて＞
未来の適用日データが登録されているセクションは、適用日が到来するまでワークフローの申請ができないため、Employee（社員画面）＞申請セットのセクション一覧画面には表示されますが、以下のような表示となります。
未来の適用日が到来すると、申請できるようになります。