社員の保有スキル・資格情報を管理する

誰がこの機能を使用することができますか？
管理者／一部の権限グループ

概要

HRMOS COREのカスタム項目を活用して、社員が保有するスキルや資格の情報を管理することができます。
管理したい情報の種類によって、カスタム項目のフィールドを柔軟に作成することができます。
また、管理するデータをもとにデータセット（表示条件）を作成し、ある特定の条件に当てはまる社員だけを抽出する（例えば、○○と××のスキルを保有している社員のデータのみ抽出する）ことも可能です。

上記のようにデータ管理をしていただくことによって、社員の育成計画を立てるための情報や、異動・人員配置の検討材料となる情報を得ることができます。
この記事では、社員が保有するスキルや資格情報を管理するための以下3つの手順をご説明します。

目次

1. スキルや資格情報を管理するためのカスタム項目を作成する
2. カスタム項目の作成例
3. データセット（表示条件）を用いて社員データを抽出する

スキルや資格情報を管理するためのカスタム項目を作成する

まず、社員が保有するスキルや資格情報を管理するために必要なデータフォルダを、カスタム項目*にて作成します。

1. Admin（管理画面）にて、「会社」タブ ＞「データモデル」をクリックします。
「カテゴリの登録」をクリックし、”カテゴリの名称” と ”API参照コード” を登録します。
・例として、「カテゴリの名称：保有スキル管理」を登録します。

2. カテゴリが登録できましたら、次にセクションを登録します。画面上部の「セクションの登録」をクリックします。

3. 必要な情報を入力し、右下の「保存」をクリックします。
※は入力必須項目です。セクション名やAPI参照コードは、任意の名称を設定してください。

例では、「セクション名：エンジニアスキル管理」というセクションを作成します。
　・親カテゴリ：手順1で登録したカテゴリ「保有スキル管理」を選択します。
　・データタイプ：「データテーブル型」or「データリスト型」を選択します。（保有スキル・資格は、履歴を積み重ねて管理する場合が多いため）
　　データテーブル型とデータリスト型は、後から切り替えることも可能です。
※保有スキルや資格情報を、社員からの申請によって管理したい場合は「承認ルート」を設定してください。
承認ルートやワークフローの設定方法については、記事＜【ワークフロー】承認ルートの作成＞をご参照ください。

4. セクションが登録できましたら、最後にフィールドを登録します。
フィールドを登録したいセクション右上の をクリックします。

5. 社員の保有スキルや資格情報を管理するためのフィールドを登録します。
例として、以下3つのフィールドを登録します。

※必須入力制御は、有り＝入力必須項目、無し＝入力任意項目 に設定されます。
※フィールドのタイプで「チェックボックス」などの選択式を選択すると、ラベルを設定することも可能です。詳細は＜こちら＞をご参照ください。

＜フィールドの登録画面（例）＞

手順5にて作成したフィールドは、実際のデータ登録画面上では以下のように表示されます。

また、データテーブル型でセクションを作成した場合、社員詳細画面上では以下のように表示されます。

以上で、社員の保有スキルや資格情報を管理するためのカスタム項目の作成は完了です。

カスタム項目の作成例

カスタム項目を活用してスキルや資格情報を管理する際の、カスタム項目の作成例をご紹介します。
※スキルや資格情報は、標準項目のカテゴリ「経歴・資格」に登録することも可能です。

【例①：TOEIC点数の管理】

【例②：社有車運転情報の管理】

【例③：保有資格管理（税理士試験の取得科目を管理する場合）】

上記例のように、カスタム項目の「フィールドのタイプ」を柔軟に組み合わせることで、様々なデータフォルダを作成することができます。
どのようなカスタム項目を作成するか迷われましたら、弊社カスタマーサクセス担当者までお問い合わせいただければお客様の運用に合わせた作成方法をご提案することも可能です。

データセットを用いて社員データを抽出する

＜1. スキルや資格情報を管理するためのカスタム項目を作成する＞にて作成した、セクション「エンジニアスキル管理」を使用して、特定の条件に当てはまる社員を抽出することができます。
※社員データを抽出するためには、データセットを作成する必要があります。詳しい操作手順は、記事＜データセット（表示条件）の作成＞をご参照ください。

例では、下記の条件に当てはまる社員を抽出する場合のデータセット作成手順をご説明します。
　①フィールド「使用可能言語」に、”Ruby” もしくは ”Python” の言語が入力されている
　　“かつ（AND）”
　②フィールド「インフラエンジニアスキル」に、”DB設計” が入力されている

1. データセットの作成手順「②検索条件の登録」にて、絞り込み条件を上記例の通り登録します。

2. 「③表示フィールドの登録」では、社員一覧上に表示したいデータ項目を選択します。

3. データセットを登録すると、フィールド「使用可能言語」に ”Ruby” もしくは ”Python” の言語が入力されていて、且つ、フィールド「インフラエンジニアスキル」に ”DB設計” が入力されている社員のみが抽出されます。

カスタム項目にて、社員の保有スキルや資格情報を管理する設定は以上となります。
人事評価の管理方法や、データ抽出に必要な情報はお客様ごとに異なると思いますので、設定の際に迷われる点がありましたら弊社カスタマーサクセス担当者までご相談ください。