複数レコード型データの一括登録/編集/削除（ファイル）

誰がこの機能を使用することができますか？
管理者／一部の権限グループ

概要

この記事では、HRMOS COREに登録されている社員情報のうち、
複数レコード型（1:N）データをCSVで一括登録・編集・削除する方法をご説明します。

単一レコード型データの一括登録/編集/削除（ファイル）は、＜こちら＞をご参照ください。
単一レコード型・複数レコード型の概要やちがいについては、＜こちら＞をご覧ください。

HRMOS COREにおいて、データのインポートやエクスポートをする際に扱うCSVファイルの文字コードは「UTF-8」に統一されています。
CSVファイルをインポートする際は、予め文字コードがUTF-8になっていることをご確認ください。
文字コードに関する詳細は＜こちら＞をご参照ください。

複数レコード型データの編集方法の違い・CSVファイルへの入力要否と内容

※1. 複数レコード型セクションの差分データのみの登録は行わず、従来の履歴の編集方法をご利用されたい場合は、「データの新規登録 / 既存データの洗い替え」を選択して編集を行ってください。
※2. すでに未来日付の履歴が存在する場合は、「データの追加」および「データの新規登録／既存データの洗い替え」にて新たに履歴を追加することはできません。

目次

編集方法別のCSV一括登録手順
・データの追加
　　- 追加したいレコード（差分データ）のみ追加して履歴を新規作成する
　　- 現在適用中の履歴に、追加のレコードのみ差分登録する

・データの新規登録／既存データの洗い替え
　　- 最初の履歴を作成する
　　- 履歴データを洗い替えして新規作成する
　　- 既存の履歴データの洗い替え／履歴の修正をする

・データの削除
　　- 最新の履歴を削除する

データの追加

CSVファイルに、追加したいレコード（差分データ）のみ入力してアップロードする方法です。
※対象セクションの履歴が1つも登録されていない場合は、＜データの新規登録／既存データの洗い替え＞の手順にて履歴データの新規登録を行ってください。

＜編集パターン＞
・追加したいレコード（差分データ）のみ追加して履歴を新規作成する
・現在適用中の履歴に、追加のレコードのみ差分登録する

追加したいレコード（差分データ）のみ追加して履歴を新規作成する

1. Admin（管理画面）より「社員リスト」タブ ＞「社員の操作」＞「社員の一括編集（ファイル）」をクリックします。

2. ファイルアップロード画面にて編集したいカテゴリ・セクションを選択し、「編集方法：データの追加」を選択して、テンプレートをダウンロードします。
例として、カテゴリ「経歴・資格」＞ セクション「資格」の履歴を作成します。

3. ダウンロードしたテンプレートに、追加したいレコード（差分データ）のみ入力します。
「適用日」には ”現在適用中の履歴よりも後の日付” を入力し、「並び順」「ID」は空欄にします。

チェックポイント
・既存のレコードは入力されないよう、ご留意ください。
・差分登録したレコードは、既存レコードの下に追加されます。

4. ファイルアップロード画面にて、手順3で編集したCSVファイルを選択し、右下の「アップロード」をクリックします。

5. ファイルの内容にエラーがなければ、「インポート」をクリックすると完了です。
エラーメッセージが表示された際の対処方法は、＜こちら＞をご参照ください。
※アップロードしたファイルに履歴が1つも登録されていない社員が含まれている場合、エラーとなりインポートすることができません。履歴が登録されていない社員のデータ登録は、＜データの新規登録／既存データの洗い替え＞の手順にて行ってください。

6. インポート結果を確認します。
適用中の履歴データを引き継ぎ、差分データ（レコード）が追加された状態で、新たに履歴が作成されました。

現在適用中の履歴に、追加のレコードのみ差分登録する

1. Admin（管理画面）より「社員リスト」タブ ＞「社員の操作」＞「社員の一括編集（ファイル）」をクリックします。

2. ファイルアップロード画面にて編集したいカテゴリ・セクションを選択し、「編集方法：データの追加」を選択して、テンプレートをダウンロードします。

3. ダウンロードしたテンプレートに、追加したいレコード（差分データ）のみ入力します。「適用日」「並び順」「ID」は空欄にします。

チェックポイント
・既存のレコードは入力されないよう、ご留意ください。
・「適用日」には ”現在適用中の履歴と同日” の日付を入力しても問題ありません。
・差分登録したレコードは、既存レコードの下に追加されます。

4. ファイルアップロード画面にて、手順3で編集したCSVファイルを選択し、右下の「アップロード」をクリックします。

5. ファイルの内容にエラーがなければ、「インポート」をクリックすると完了です。
エラーメッセージが表示された際の対処方法は、＜こちら＞をご参照ください。
※アップロードしたファイルに履歴が1つも登録されていない社員が含まれている場合、エラーとなりインポートすることができません。履歴が登録されていない社員のデータ登録は、＜データの新規登録／既存データの洗い替え＞の手順にて行ってください。

6. インポート結果を確認します。
適用中の履歴に追加したレコード（差分データ）が反映されました。

データの新規登録／既存データの洗い替え

＜編集パターン＞
・最初の履歴を作成する
・履歴データを洗い替えして新規作成する
・既存の履歴データの洗い替え／履歴の修正をする

最初の履歴を作成する

1. Admin（管理画面）より「社員リスト」タブ ＞「社員の操作」＞「社員の一括編集（ファイル）」をクリックします。

2. ファイルアップロード画面にて編集したいカテゴリ・セクションを選択し、「編集方法：データの新規登録 / 既存データの洗い替え」を選択して、テンプレートをダウンロードします。
例として、カテゴリ「経歴・資格」＞ セクション「資格」の履歴を作成します。

3. ダウンロードしたテンプレートにデータを入力します。「適用日」と「並び順」は入力必須項目となります。
※最初の履歴を作成するときは「ID」の項目はブランクにします。
適用日：いつ時点の情報として登録したいかの日付を入力
適用日の詳細については＜こちら＞をご参照ください。
並び順：適用日単位における複数レコードの中で、何番目に表示したいかを入力

並び順にこだわりはなく、CSVファイルの上から順にしたい場合
①テンプレートファイルのセル"C2"に、数式「=COUNTIFS($A$2:A2,A2,$B$2:B2,B2)」を入力します。
②セル"C2"の数式をコピーし、セル"C3"～最終行まで、その数式を貼り付けます。
　→ 社員コード単位で、上から並び順が入力されます。

4. ファイルアップロード画面にて、手順3で編集したCSVファイルを選択し、右下の「アップロード」をクリックします。

5. ファイルの内容にエラーがなければ、「インポート」をクリックすると完了です。
エラーメッセージが表示された際の対処方法は、＜こちら＞をご参照ください。

6. インポート結果を確認します。「資格」セクションに、最初の履歴が登録されました。

履歴データを洗い替えして新規作成する

既存の履歴を一度エクスポートし、データを洗い替えしてアップロードする方法です。

1. Admin（管理画面）より「社員リスト」タブ ＞「社員の操作」＞「社員履歴のエクスポート」から、履歴を追加したいセクション情報を出力します。

2. 出力したCSVファイルを編集して、登録する履歴を更新します。「適用日」は "現在適用中の履歴よりも後の日付" に修正します。

【編集時の注意事項】
①更新しない社員/適用日の履歴データは、ファイル上から「行ごと」削除する
（例）秋元さんの「適用日：2022/3/1」に紐付くレコードだけを更新する場合、
　　　秋元さんの「適用日：2021/8/1」の履歴と、山本さんの履歴はファイルから行ごと削除する。
②1つの適用日内において、変更の必要がないレコードはファイルに残す
（例）秋元さんの「適用日：2022/3/1」にあるTOEICの点数600点を700点に書き換えたいとき、
　　　適用日が同日のAFP資格の履歴データは、削除せずファイルに残す。③前の履歴のレコードに "添付ファイル" が存在した場合
（例）2021年2月2日に取得した以下TOEICの履歴がある状態で、
　　　2022年に取得したTOEICの履歴を新たに追加したい場合
前の履歴のレコードに "添付ファイル" が存在した場合、
その添付ファイルを引き継ぐために該当レコードの「ID」情報が必要となります。
※レコードの「ID」情報の取得方法は＜ID情報の取得方法＞をご参照ください。

「ID」を入力せずに、新たな適用日で履歴を追加すると、添付ファイルは削除されます。

履歴を修正する場合も、ID情報を使用せずにインポートを行うと新規レコードとして上書きされてしまいますのでご注意ください。④「会社」タブ ＞「データモデル」にてカスタム作成した複数レコード型データに対して
　"ソートの設定" をしている場合
エクスポートしたファイル、およびテンプレートに「並び順」の項目が表示されません。
この場合「並び順」の項目は追加せずに、そのままインポートしてください。

3. Admin（管理画面）より「社員」タブ ＞「社員の操作」＞「社員の一括編集（ファイル）」をクリックします。

4. ファイルアップロード画面にて編集したいカテゴリ・セクションを選択し、「編集方法：データの新規登録 / 既存データの洗い替え」を選択します。編集したCSVファイルを選択して、右下の「アップロード」をクリックします。

5. ファイルの内容にエラーがなければ、「インポート」をクリックすると完了です。
エラーメッセージが表示された際の対処方法は、＜こちら＞をご参照ください。

チェックポイント
・IDは入力されていますか。
・登録する全てのレコード、およびフィールドが入力されていることをご確認ください。

6. インポート結果を確認します。
IDを使用してインポートを行った場合、新たに追加された履歴に、一つ前の履歴の添付ファイルが保持されます。

※IDを使用せずにインポートを行った場合
新たな履歴は追加されますが、既存の履歴情報を引き継いでいないため、添付ファイルは無くなります。

なお、添付ファイルは一つ前の履歴データには残っています。
新たな履歴に添付ファイル情報を残したい場合は、一度最新の履歴を削除し、IDを使用して再度インポートを行ってください。

既存の履歴データの洗い替え／履歴の修正をする

刷新（修正）したい履歴を一度エクスポートし、データの洗い替えや一部データを修正してアップロードする方法です。

1. Admin（管理画面）より「社員リスト」タブ ＞「社員の操作」＞「社員履歴のエクスポート」から、履歴を追加したいセクション情報を出力します。出力したCSVファイルを編集して、登録したい履歴を更新します。

2. 出力したCSVファイルを編集して、履歴を刷新（修正）します。
履歴の修正では、「適用日」は変更せずに保存します。

【編集時の注意事項】
①更新しない社員/適用日の履歴データは、ファイル上から「行ごと」削除する
（例）秋元さんの「適用日：2022/3/1」に紐付くレコードだけを更新する場合、
　　　秋元さんの「適用日：2021/8/1」の履歴と、山本さんの履歴はファイルから行ごと削除する。
②1つの適用日内において、変更の必要がないレコードはファイルに残す
（例）秋元さんの「適用日：2022/3/1」にあるTOEICの点数600点を700点に書き換えたいとき、
　　　適用日が同日のAFP資格の履歴データは、削除せずファイルに残す。③前の履歴のレコードに "添付ファイル" が存在した場合
（例）2021年2月2日に取得した以下TOEICの履歴がある状態で、
　　　2022年に取得したTOEICの履歴を新たに追加したい場合
前の履歴のレコードに "添付ファイル" が存在した場合、
その添付ファイルを引き継ぐために該当レコードの「ID」情報が必要となります。
※レコードの「ID」情報の取得方法は＜ID情報の取得方法＞をご参照ください。

履歴を修正する場合も、ID情報を使用せずにインポートを行うと新規レコードとして上書きされてしまいますのでご注意ください。④「会社」タブ ＞「データモデル」にてカスタム作成した複数レコード型データに対して
　"ソートの設定" をしている場合
エクスポートしたファイル、およびテンプレートに「並び順」の項目が表示されません。
この場合「並び順」の項目は追加せずに、そのままインポートしてください。

⑤CSV一括登録では、履歴の「適用日」の修正はできない
登録済みの履歴の適用日を変更したい場合は、社員詳細画面 ＞ 対象セクションの履歴画面より編集してください。操作手順は＜こちら＞をご参照ください。

3. Admin（管理画面）より「社員」タブ ＞「社員の操作」＞「社員の一括編集（ファイル）」をクリックします。

4. ファイルアップロード画面にて編集したいカテゴリ・セクションを選択し、「編集方法：データの新規登録 / 既存データの洗い替え」を選択します。編集したCSVファイルを選択して、右下の「アップロード」をクリックします。

5. ファイルの内容にエラーがなければ、「インポート」をクリックすると完了です。
エラーメッセージが表示された際の対処方法は、＜こちら＞をご参照ください。

チェックポイント
・IDは入力されていますか。
・登録する全てのレコード、およびフィールドが入力されていることをご確認ください。

データの削除

登録済みの最新の履歴（適用日データ）を削除する場合の手順をご説明します。
※最新の適用日ではない履歴を削除したい場合は、先に最新の履歴を削除する必要があります。

1. Admin（管理画面）より「社員リスト」タブ ＞「社員の操作」＞「社員の一括編集（ファイル）」をクリックします。

2. ファイルアップロード画面にて編集したいカテゴリ・セクションを選択し、「編集方法：データの削除」を選択して、テンプレートをダウンロードします。
※「データの削除」のテンプレートは「データの追加」や「データの新規登録 / 既存データの洗い替え」とは異なります。

例として、カテゴリ「経歴・資格」＞ セクション「資格」の履歴を削除します。

3. ダウンロードしたテンプレートにデータを入力します。
「データの削除」のテンプレートに入力する情報は「社員コード」と「適用日」のみです。

4. ファイルアップロード画面にて、手順2で編集したCSVファイルを選択してアップロードします。
ファイルの内容にエラーがなければ、「インポート」をクリックすると完了です。
エラーメッセージが表示された際の対処方法は、＜こちら＞をご参照ください。

「適用日：2018/6/1」の保有資格情報の履歴が削除されました。

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